Última actualización: 28 de enero de 2025
Política de devoluciones de Planetree Travel
Declaración política
Los gastos de Planetree por viajes de negocios y otros gastos de negocios provistos en virtud de un Contrato de Servicios son imputables al Cliente. Planetree mantendrá la documentación requerida por su política interna y cualquier regulación del Servicio de Rentas Internas (IRS) y proporcionará al Cliente una copia a pedido razonable.
Planetree sólo presentará gastos de viaje y de negocios razonables, necesarios y apropiados para su pago.
Tipos de gastos permitidos para la devolución
Alojamiento
El equipo de Planetree incurrirá en gastos de alojamiento para prestar servicios in situ. Los siguientes son gastos de alojamiento permitidos que se le cobrarán a usted (Cliente) a precio de coste:
- Habitación de hotel
- Tarifa de habitación estándar / corporativa
- Tarifa reembolsable / anulable
- Desayuno incluido
- Noches facturables
- 1 noche antes del inicio de la prestación de servicios
- Cada noche de prestación de servicios
- 1 noche tras la finalización de la prestación de servicios
- Otros gastos
- No se cobrarán las mejoras de habitación
- Servicios de lavandería para prestaciones de cinco (5) días o más limitados a 100 USD por miembro del equipo.
Billetes de avión
El equipo de Planetree incurrirá en gastos de vuelo para prestar servicios in situ. Los siguientes son gastos de vuelo permitidos que se le cobrarán a usted (Cliente) a precio de coste:
- Cuando los aeropuertos de salida y llegada se encuentren dentro de los Estados Unidos continentales, Planetree reservará viajes en clase turista/económica a la tarifa reembolsable más baja disponible. Los Estados Unidos continentales se refieren a los 48 estados contiguos y no incluyen Alaska ni Hawái ni ningún territorio de ultramar relacionado.
- Cuando uno o todos los aeropuertos de salida y llegada se encuentren fuera de los EE.UU. continentales y la duración total del vuelo (en el aire) sea inferior o igual a cuatro (4) horas, Planetree reservará el viaje en clase turista/económica a la tarifa reembolsable más baja disponible.
- Cuando uno o todos los aeropuertos de salida y llegada se encuentren fuera de los EE.UU. continentales y la duración total del vuelo (en el aire) sea superior a cuatro (4) horas, Planetree reservará el viaje en clase ejecutiva a la tarifa reembolsable más baja disponible.
- Si no hay un costo adicional para el Cliente, Planetree puede utilizar los beneficios de millas personales para mejorar las reservas directamente con la aerolínea después de la emisión del boleto.
- Otros gastos:
- Tarifas de asiento cuando las aerolíneas cobran una tarifa por reservar asientos.
- Cargos por equipaje cuando la práctica habitual de la aerolínea es cobrar por cualquier maleta facturada.
- Cargos por exceso de equipaje cuando se viaja con materiales o equipos pesados o voluminosos necesarios para la prestación de servicios o si se viaja durante más de tres (3) días.
Alquiler de coches
Gastos imputables permitidos:
- Coche de tamaño económico para acomodar con seguridad al número de pasajeros previsto.
- Los coches de alquiler deben repostarse antes de devolver el vehículo para evitar cargos más elevados por combustible.
Diesel / Gas / Gasolina / Carga de VE
Gastos imputables permitidos:
- Combustible para coches de alquiler
- Recarga de vehículos eléctricos de alquiler
Telecomunicaciones - Teléfono/Internet/ADSL/DSL/WiFi
Gastos imputables permitidos:
- Cargos por WiFi si no hay WiFi gratuito disponible durante el viaje.
- Tarifas de itinerancia del teléfono móvil durante todos los días en que se realicen viajes internacionales para facilitar la comunicación con el cliente para los preparativos logísticos y de prestación de servicios.
- Tarifas diarias internacionales u otros gastos de comunicación móvil relacionados con la prestación de servicios fuera del país de origen del consultor.
Alimentación y bebidas
Gastos imputables permitidos:
- Las dietas para comidas (incluidas las bebidas no alcohólicas y los tentempiés) se basan en los costes reales y están sujetas a una asignación máxima para comidas de hasta 100 USD (o su equivalente en la moneda local del país) al día (incluidas propinas, gratificaciones, tasas por servicio de habitaciones e impuestos) cuando el desayuno y el almuerzo no se proporcionen en las instalaciones del cliente o en el hotel. Si el desayuno y el almuerzo se proporcionan en un día concreto, la dieta máxima será de 65 USD. Esto incluye todos los días en que el miembro del equipo de Planetree viaje para prestar el servicio contratado.
- Una propina de hasta el 15-20% de la cuenta de la comida se considera parte de esta cantidad máxima diaria en los países en los que es habitual dejar propina.
Gastos no permitidos:
- Bebidas alcohólicas
Reembolso del kilometraje del vehículo personal
Gastos imputables permitidos:
- El reembolso del kilometraje cuando se utiliza un vehículo personal para viajes de negocios se cobra utilizando la tasa de reembolso del país local de Planetree.
- Los gastos de kilometraje incluyen el punto de partida, el punto de destino, las fechas, el objetivo comercial y los kilómetros recorridos.
Varios Gastos e imprevistos
Gastos imputables permitidos:
- COVID-19 pruebas, vacunas u otros servicios relacionados con la salud cuando sean necesarios para viajar o trabajar en las instalaciones de un Cliente.
- Tasas de inmigración (por ejemplo, visados consulares de entrada y/o servicios de visado, vacunas, pasaportes).
- Seguro médico para visitantes cuando se exija para entrar en un país
Gastos no permitidos:
- Comisiones anuales de tarjetas de crédito/débito personales, recargos por demora y/o intereses.
- Cualquier multa o infracción de tráfico, aparcamiento u otros códigos de vehículos o penales/civiles.
- Cualquier seguro (incluidos, entre otros, los siguientes: retraso/perdida de equipaje, seguro médico, seguro de objetos personales, seguro de accidentes de viaje, seguro de muerte y accidente y seguro de coche de alquiler).
- Seguro médico personal o de viaje cuando no sea necesario para entrar en un país.
- Pérdida o robo de bienes personales.
- Abonos a gimnasios o clubes de salud.
- Propinas no relacionadas con la dieta o el transporte terrestre (por ejemplo, servicio de limpieza, botones, etc.).
- Artículos de viaje (por ejemplo, artículos de aseo, ropa, maletas, maletines, mochilas, bolsas para portátiles y/o carritos).
- Libros, periódicos y revistas.
- Entretenimiento (por ejemplo, fiestas navideñas, entradas para conciertos, eventos deportivos y locales para adultos)
Otros transportes
Gastos imputables permitidos:
- Otros medios de transporte para desplazarse (por ejemplo, ferrocarril, metro, transbordador, taxi, etc.) al lugar del cliente para la prestación de los servicios contratados.
Aparcamiento y peajes
Gastos imputables permitidos:
- Aparcamiento en el aeropuerto
- Puentes de peaje y peajes en viajes de negocios
- Tasas de aparcamiento
Gastos de envío / Mensajería / Impresión
Gastos imputables permitidos:
- Gastos de envío
- Gastos de impresión
Pequeña oficina / Suministros informáticos
Gastos imputables permitidos:
- Unidades USB o Flash si son necesarias para los Servicios que se prestan en las instalaciones del Cliente.