Folleto sobre el cumplimiento de la normativa

Última actualización: 1 de noviembre de 2023

Cumplimiento para los socios comerciales de Planetree

Introducción

Planetree International Inc. (en adelante también "Planetree") se compromete a mantener interacciones éticas y a cumplir con todas las leyes, reglamentaciones y códigos de la industria aplicables. Planetree exige el mismo compromiso a sus Socios Comerciales. El término "Socio Comercial" se refiere a cualquier persona u organización con la que Planetree interactúa y que no es una filial, funcionario, director o empleado de Planetree.

Nuestros valiosos Socios Comerciales desempeñan un papel vital en nuestro éxito, pero estas relaciones no están exentas de riesgos para Planetree. Planetree y sus empresas afiliadas pueden ser consideradas responsables de las acciones de sus Socios Comerciales. Para mitigar este riesgo, Planetree insiste en que la integridad sea un elemento central de sus relaciones con los Socios Comerciales.

Planetree también insiste en que la conducta ética constituya la base de todo lo que un Socio Comercial haga en nombre de Planetree o en relación con sus negocios. Este folleto proporciona información acerca de las expectativas de Planetree con respecto a las prácticas comerciales éticas para facilitar una relación exitosa con sus Socios Comerciales.

Un compromiso común

En Planetree nos esforzamos cada día por mejorar la vida de los pacientes, el personal y la comunidad en todo el mundo a través de productos y servicios superiores. Nuestros pacientes, clientes, pagadores, inversores y reguladores esperan que nuestro negocio se lleve a cabo con integridad y cumpliendo todas las leyes, reglamentos y códigos del sector aplicables, y nuestro éxito y reputación continuados dependen de nuestro compromiso de actuar en consecuencia.

Nuestro negocio está altamente regulado y sujeto a varias leyes complejas, reglamentos y códigos de la industria. Estamos comprometidos con el crecimiento de nuestro negocio en cumplimiento de estas normas, y esperamos que usted -nuestros Socios Comerciales- siga los principios detallados en este folleto, el Código de Ética y Conducta Comercial de Planetree ("Código"), y las pautas de Planetree y las políticas que se aplican a su negocio. El no hacerlo podría exponerlo a usted, a Planetree y a las personas involucradas a multas, pérdida de licencias u otras sanciones graves.

En Planetree, nos tomamos muy en serio el cumplimiento, e insistimos en que nuestros socios comerciales también lo hagan. Los empleados de Planetree se guían por el Código, las políticas y las directrices en su trabajo diario. Planetree no exige a sus Socios Comerciales que sigan al pie de la letra su Código, políticas o directrices, pero sí espera que sus Socios Comerciales sigan los principios de buena ética empresarial que dichos documentos articulan, además de todas las leyes, reglamentos y códigos industriales aplicables.

Nos comprometemos a desarrollar nuestra actividad de conformidad con la legislación, la normativa y los códigos sectoriales aplicables porque creemos que es lo correcto. Actuando con integridad, nos ganamos la confianza de nuestros grupos de interés, incluidos los clientes, los profesionales sanitarios, los organismos reguladores y nuestros socios comerciales. La confianza es la clave de nuestro éxito. La confianza mutua y el cumplimiento de las normas aplicables son elementos indispensables para el éxito de la relación entre Planetree y sus socios comerciales.

Nuestro éxito -el de Planetree y el de nuestros socios comerciales- depende del cumplimiento de nuestros objetivos comerciales y de cómo los cumplimos. Si nos atenemos a las normas éticas más estrictas, podemos elevar el nivel de nuestro sector y nuestro rendimiento.

Lea atentamente este folleto. También puede utilizarlo como recurso en caso de que tenga alguna pregunta. Si este folleto no le proporciona la información que busca, no dude en ponerse en contacto con su interlocutor comercial de Planetree. También puede optar por enviar su consulta al sitio web de Planetree, www.planetree.org,where, donde también encontrará más información sobre el cumplimiento de las normas en Planetree.

Nuestras expectativas y sus responsabilidades

Eres responsable de:

1. Actuar con integridad para proteger su reputación y también la nuestra.

2. Leer, comprender y actuar de acuerdo con los principios del Código, las directrices y políticas de Planetree que proporcionamos, y la letra y el espíritu de todas las obligaciones legales, reglamentarias y del código de la industria que le sean aplicables.

3. Hacer preguntas cuando no esté seguro de cómo abordar una situación que pueda implicar una ley, reglamento, código de la industria o conducta descrita en el Código o en este folleto. Planetree le anima a que dirija sus preguntas a su contacto comercial de Planetree o directamente a través de nuestro sitio web.

4. Informar sobre cualquier violación presunta o real de la ley, las reglamentaciones, los códigos de la industria o el Código, las pautas o las políticas de Planetree. Puede hacerlo poniéndose en contacto con su contacto comercial local de Planetree o poniéndose en contacto con nosotros a través de nuestro sitio web.

5. 5. Cooperar con las investigaciones y los procedimientos de auditoría/supervisión que miden su cumplimiento de las normas aplicables, incluidas las acordadas en su contrato, y aplicar cualquier medida correctiva.

¿Por qué le pedimos que haga del cumplimiento una prioridad?

Porque es en NUESTRO interés: Como empresa, no podemos permitirnos que se nos asocie con prácticas empresariales poco éticas o ilegales. Por tanto, necesitamos saber con quién trabajamos y estar seguros de que nuestros socios están igualmente comprometidos con una conducta empresarial impecable.

Porque es en SU interés: Como nuestro socio comercial, debe ser consciente de las posibles trampas. Su compromiso con el cumplimiento es fundamental para el éxito de sus relaciones con nosotros (y con otras empresas). Usted, como empresa, y sus empleados pueden exponerse a riesgos potenciales, incluidos enjuiciamientos y repercusiones negativas para usted o su negocio, si no toman medidas activamente para evitar conductas indebidas.

Porque TODOS tenemos un interés vital: Como ciudadanos corporativos, tenemos la responsabilidad de contribuir a una sociedad libre de corrupción. Además, no basta con desaprobar las conductas empresariales ilegales o poco éticas. Esperamos de nosotros mismos y de nuestros socios que prevengan, detecten y respondan a tales conductas con tolerancia cero.

Anticorrupción / Antisoborno (ABC)

Planetree no tolera ninguna forma de corrupción, independientemente de que involucre a un profesional de la salud, un funcionario gubernamental, un particular o la compra o venta de bienes o servicios por parte de Planetree. Esperamos que nuestros socios comerciales tomen decisiones comerciales y normativas y cumplan con sus responsabilidades sobre la base del precio, la calidad y el servicio.

Como empresa global, Planetree debe cumplir las leyes anticorrupción de muchas jurisdicciones, entre ellas:

- La Ley estadounidense de prácticas corruptas en el extranjero (FCPA)

- La Ley contra el Soborno del Reino Unido (UKBA)

- El Código Penal alemán

- La legislación anticorrupción de cada país en el que operamos

Las leyes ABC prohíben:

- Ofrecer, prometer, autorizar o dar cualquier cosa de valor (incluido cualquier bien, servicio o cualquier otra cosa, ya sea en forma de beneficio/favor personal o de otro tipo) a cualquier persona (funcionario público, profesional sanitario o sus familiares, etc.), directa o indirectamente a través de nuestros Socios comerciales, con el fin de obtener una ventaja indebida u obtener o conservar un negocio.

- La solicitud o el acuerdo para recibir o aceptar cualquier cosa de valor personalmente o para cualquier otra persona o entidad con el fin de obtener una ventaja indebida o influir en una decisión empresarial.

Un soborno es cualquier cosa de valor ofrecida, prometida o proporcionada a alguien o recibida de alguien con el fin de influir indebidamente en una decisión o para recompensarle por una conducta inapropiada en el pasado. Los sobornos pueden incluir:

- Efectivo y equivalentes de efectivo

- Regalos (en metálico o en especie)

- Comidas, entretenimiento, patrocinio de eventos

- Gastos de viaje, etc.

Se espera que todos nuestros Socios Comerciales cumplan con la letra y el espíritu de todas las leyes, reglamentos y códigos industriales aplicables. En este folleto se señala que el incumplimiento por parte de nuestros Socios Comerciales puede acarrear responsabilidades para Planetree. Por ejemplo, Planetree puede enfrentar la responsabilidad de la FCPA por pagos indebidos que nuestros Socios Comerciales realicen en relación con negocios de Planetree. No mantendremos relaciones con Socios Comerciales involucrados en prácticas ilegales o poco éticas.

Conflictos de intereses

Los conflictos de intereses son independientes del soborno y la corrupción, pero a menudo van de la mano de la corrupción. La existencia de corrupción o sobornos a menudo implica también relaciones personales (no reveladas), y viceversa. Un COI surge cuando los intereses personales influyen, pueden influir o se percibe que influyen en el juicio empresarial o en la toma de decisiones. Estas situaciones deben evitarse.

Algunos ejemplos de COI pueden ser:

- Relaciones personales con un empleado de Planetree que influyan indebidamente en la forma en que usted o el empleado realizan su trabajo.

- Referir a uno de sus familiares para un empleo en Planetree y aprovechar su posición comercial para asegurar que el familiar reciba el puesto.

- Formar parte de la junta directiva o del consejo asesor de un competidor o cliente de Planetree y utilizar la información que posee como Socio Comercial para beneficiar al competidor.

- Trabajar para un cliente de Planetree y, al mismo tiempo, apoyar activamente las ventas a ese cliente en beneficio de Planetree.

- Ser empleado de Planetree además de ser cliente o intermediario de ventas de Planetree y hacer uso indebido de información interna en perjuicio de Planetree y en beneficio de su posición como cliente/intermediario de ventas.

Tratamiento de los COI

La transparencia es clave. Las COI potenciales y reales deben revelarse a Planetree. Evaluaremos si las relaciones pueden existir en paralelo, y si es necesario aplicar controles o salvaguardas para garantizar que se tomen decisiones comerciales justas e imparciales. Póngase en contacto con su interlocutor comercial de Planetree.

Terceros en posición de influencia

Evitar la corrupción y los conflictos de intereses comienza por ser conscientes de nuestras relaciones con las personas y organismos que podrían influir en nuestra actividad y de nuestro enfoque hacia ellos. Aquellos que tienen la autoridad para decidir o influir en una decisión sobre negocios adjudicados a Planetree o a sus Socios Comerciales, por ejemplo, no deben ser indebidamente influenciados o "convencidos" para actuar. Los argumentos a favor de Planetree y nuestros Socios Comerciales deben basarse en términos justos, precios de mercado, servicio y productos, y no deben derivarse de otra cosa que no sea una relación comercial ética. Se debe tener cuidado de que las decisiones se tomen sin ningún sesgo injusto a favor de Planetree o de nuestros Socios Comerciales.

Hay que tener especial cuidado cuando interactuamos con funcionarios públicos y profesionales sanitarios (que a veces son funcionarios públicos al mismo tiempo, sobre todo si trabajan en hospitales públicos). Muchos marcos jurídicos imponen sanciones más severas cuando las empresas se dirigen indebidamente a funcionarios públicos con propuestas ilegales. Además, el umbral de lo que no está permitido ofrecer a un funcionario público puede ser significativamente más bajo que cuando se trata de particulares. En la siguiente sección se definen algunos de los términos clave, seguidos de orientaciones sobre cómo deben tratarse las relaciones con Terceros influyentes.

Funcionario público: Un funcionario del gobierno es cualquier individuo, ya sea elegido, nombrado o empleado en el servicio público, que actúe en nombre de cualquier gobierno local, regional, estatal o nacional (como funcionarios o administradores sanitarios, aduaneros, fiscales o judiciales), así como (i) individuos que actúen en nombre de una empresa propiedad del gobierno o controlada por éste (como médicos y personal de hospitales o universidades públicas), (ii) personas que representen a partidos políticos o sean candidatos a cargos políticos, y (iii) personas que actúen en nombre de organizaciones internacionales públicas (como las Naciones Unidas, el Banco Mundial o la Organización de Cooperación y Desarrollo Económicos (OCDE).

Profesional sanitario: Toda persona física que pertenezca a las profesiones médica, odontológica, farmacéutica o de enfermería Y que, en el ejercicio de su actividad profesional, pueda prescribir, adquirir, suministrar, recomendar o administrar un producto sanitario o un medicamento. A efectos de esta definición, el término "profesionales sanitarios" incluye: (i) cualquier funcionario o empleado de un gobierno, agencia u otra organización (ya sea del sector público o privado) que pueda prescribir, comprar, suministrar, recomendar o administrar dispositivos médicos o productos medicinales y (ii) cualquier empleado de Planetree cuya ocupación principal sea la de profesional sanitario en ejercicio, pero excluye tanto (a) a todos los demás empleados de Planetree como (b)a los mayoristas o distribuidores de dispositivos médicos o productos medicinales.

Fuente Potencial de Referencia: Una fuente potencial de referencias es una persona o entidad que está en posición de referir pacientes o negocios a Planetree. Por ejemplo, médicos, familiares directos de médicos, asistentes médicos, hospitales, residencias de ancianos, centros de enfermería especializada, hospitales de rehabilitación y personal o administradores de hospitales, entre otros.

Al tratar con una persona en posición de influir en los negocios de Planetree, se aplican los siguientes principios:

- Debe existir un negocio documentado y de buena fe para el bien o servicio propuesto que los Socios Comerciales están considerando suministrar.

- Un compromiso no debe corresponder a un incentivo o recompensa indebidos por una transacción comercial pasada, presente o futura de Planetree.

- Cualquier socio comercial contratado para promover los negocios de Planetree debe tener la experiencia, los conocimientos y los recursos necesarios para prestar los servicios requeridos de manera adecuada, precisa y oportuna.

- No se pueden contraer compromisos comerciales con cónyuges, familiares directos (padres, hermanos, hijos o parientes políticos) o allegados con el fin de influir indirectamente en ellos o recompensarles por su actuación.

- Los bienes o servicios deben suministrarse u obtenerse siempre por el valor justo de mercado, y la decisión debe basarse en la calidad y el precio.

Gastos de viaje y alojamiento

Los siguientes principios se aplican en relación con los viajes y el alojamiento:

- Los gastos de viaje y alojamiento deben estar relacionados con un fin empresarial legítimo y realizarse de acuerdo con las leyes, reglamentos y códigos sectoriales locales aplicables.

- Sólo pueden reembolsarse los gastos de viaje y alojamiento que tengan un valor razonable (por ejemplo, no se permite el alojamiento de lujo) y sean apropiados para la finalidad de la empresa.

- Los gastos de viaje y alojamiento no deben ofrecerse ni pagarse con la intención de obtener o recompensar un beneficio indebido o una ventaja comercial.

- No está permitido pagar ningún gasto, incluidos los gastos de viaje y alojamiento, a un cónyuge, familiar o invitado de un Socio Comercial.

- Los gastos de viaje y alojamiento de personas en posición de influencia deben ser objeto de seguimiento y supervisión.

- Los gastos de viaje y alojamiento deben registrarse de forma completa y precisa en sus libros y registros.

Consulte la política de viajes de Planetree para obtener más información sobre los gastos reembolsables.

Regalos de empresa, comidas y entretenimiento

Los obsequios y atenciones empresariales, como comidas y entretenimiento para funcionarios públicos, suelen desempeñar un papel importante en los casos de corrupción y soborno. Las comidas lujosas, el entretenimiento y los regalos ofrecidos a clientes valiosos, responsables de la toma de decisiones o socios comerciales diseñados para "motivarles" a decidirse a favor de una determinada propuesta o proyecto, o para recompensarles por una decisión pasada, son casos habituales de incorrupción y soborno.

Por lo tanto, es esencial que cualquier regalo, comida o entretenimiento se proporcione de conformidad con las leyes, reglamentos y códigos de la industria aplicables. Planetree alienta a sus Socios Comerciales a evitar incluso la apariencia de una conducta inapropiada. Pregúntese a sí mismo: ¿Qué impresión crea el regalo, la comida o el entretenimiento en la mente de un espectador neutral?

Regalos: Los regalos incluyen cualquier artículo de valor monetario o no monetario proporcionado como muestra de agradecimiento. Los regalos NO incluyen promociones de productos, donaciones o patrocinios, que se tratan en otras políticas de Planetree. Planetree lo instruirá sobre los principios de esas políticas si usted se involucra en tales prácticas en relación con los negocios de Planetree.

Comidas: Las comidas se refieren a cualquier gasto en comida o bebida.

Entretenimiento: El entretenimiento se refiere a cualquier evento cultural, social, deportivo, de ocio o recreativo.

Hospitalidad: La hospitalidad incluye el pago o la provisión de comidas y entretenimiento. La hospitalidad NO incluye viajes ni alojamiento, que se tratan en la sección anterior.

Las consideraciones clave incluyen:

- No debe dar, ofrecer ni aceptar ningún regalo u hospitalidad con la intención de obtener un beneficio indebido o una ventaja comercial.

- Hay que tener cuidado de que ofrecer o recibir un regalo o una hospitalidad no se interprete como un soborno.

- Los regalos y la hospitalidad deben darse o aceptarse de forma abierta y transparente y no a través de intermediarios.

- Nunca deben ofrecerse, entregarse o aceptarse regalos en metálico o su equivalente (tarjetas regalo, cheques o vales).

- Los regalos y la hospitalidad no deben proporcionarse a cónyuges, parientes o amigos de nadie, a menos que los destinatarios tengan de forma independiente un motivo profesional legítimo para recibirlos.

- Si se ofrecen, las comidas deben ser modestas y apropiadas a la posición y ocasión del destinatario.

- Los lugares deben ser propicios para la comunicación informativa y el debate empresarial.

- Animamos a nuestros socios comerciales a prohibir las actividades de ocio, independientemente de su valor, y esperamos que las registren adecuadamente en sus libros y registros.

Clientes, publicidad y promoción

La manera en que Planetree conduce sus negocios y promociona sus productos y servicios está a veces regulada. Planetree ha desarrollado políticas específicas para garantizar que las prácticas comerciales, así como las actividades de marketing y promoción, cumplan con las leyes, reglamentaciones y códigos de la industria aplicables. Todo el material promocional relacionado con los productos o servicios de Planetree debe manejarse con cuidado.

Al hablar de nuestros productos y servicios, esperamos que los socios comerciales y sus empleados, afiliados y contratistas:

- Sea siempre veraz, preciso y no engañoso en la descripción de productos y servicios.

- Proporcionar una descripción justa y equilibrada de los beneficios y riesgos

- Sólo hacer declaraciones que estén respaldadas por información clínica u operativa adecuada.

- Garantizar que todas las declaraciones promocionales sean coherentes con los usos del producto aprobados o autorizados por el gobierno de su país, y que su contenido y forma de difusión sigan las leyes, normas y reglamentos aplicables.

- Evitar beneficios que puedan ser vistos como un intento de soborno o influencia sobre el beneficiario.

Libros y registros

Todos los registros relacionados con los negocios de Planetree deben reflejar con exactitud e imparcialidad la verdadera naturaleza y propósito de cada transacción. Cada transacción relacionada con Planetree debe registrarse de manera transparente y oportuna en las cuentas apropiadas.

Esperamos que usted mantenga controles contables internos para proteger la integridad de los registros financieros y las cuentas relacionadas con el negocio de Planetree. Esperamos que usted mantenga todos los registros en papel y electrónicos de acuerdo con las leyes aplicables sobre retención de datos y según las instrucciones de Planetree. Usted no podrá crear, presentar o aprobar registros falsos, engañosos o inexactos en relación con el negocio de Planetree. Estos requisitos se aplican incluso si usted cree que otros comportamientos beneficiarían a Planetree.

Notificación de posibles infracciones

Planetree alienta activamente a sus Socios Comerciales a denunciar de inmediato las violaciones potenciales y reales de la ley, las reglamentaciones, los códigos de la industria o nuestro Código de Ética y Conducta Comercial.

¿Qué es una posible infracción?

Entre las posibles infracciones se incluyen las siguientes:

- Soborno o corrupción, fraude, robo o falsificación de documentos

- Divulgación inadecuada de información sobre pacientes o empresas

- Comportamiento poco ético, como violaciones de la ley, los reglamentos, los códigos de la industria o el Código de Ética y Conducta Empresarial de Planetree.

- Cualquier otro asunto que el reportero crea de buena fe que podría causar un daño sustancial al negocio o a la integridad de Planetree.

¿Pueden los periodistas permanecer en el anonimato?

Sí. Sin embargo, las denuncias anónimas pueden no estar permitidas por la legislación local en algunos países (por ejemplo, España). Además, puede ayudar a avanzar en la investigación que un denunciante revele su identidad y favorezca un contacto posterior para tratar cuestiones aclaratorias. Aunque los informadores revelen sus nombres, haremos todo lo legalmente posible y apropiado para proteger su confidencialidad.

¿Qué debo hacer si veo o experimento una posible infracción?

Los socios comerciales no deben mirar hacia otro lado si experimentan una situación que no les parece correcta. A menudo, lo correcto es informar a los supervisores o al personal de cumplimiento. A veces, sin embargo, puede que no esté del todo claro a quién confiar un asunto delicado o quién podría estar en posición de proporcionar la orientación adecuada. En caso de duda, o en situaciones en las que pueda parecer que los informes al personal superior no se están tratando adecuadamente, animamos a nuestros Socios Comerciales a que se comuniquen a través del correo electrónico de cumplimiento de Planetree en legal@planetree.org.

¿Qué sucede si Planetree se entera de una conducta ilegal por parte de sus Socios Comerciales?

Esperamos que nuestros Socios Comerciales conduzcan sus negocios de manera legal y ética. Si alguno de nuestros Socios Comerciales viola las leyes, reglamentos, códigos de la industria o las políticas de cumplimiento aplicables de Planetree, pueden enfrentar la suspensión o terminación de la relación comercial con Planetree o el enjuiciamiento de acuerdo con sus autoridades gubernamentales.

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