Laatst bijgewerkt op 28 januari 2025
Planetree Travel Chargeback beleid
Beleidsverklaring
Planetree's onkosten voor zakelijke reizen en andere zakelijke onkosten verstrekt op grond van een dienstverleningsovereenkomst zijn voor rekening van de Klant. Planetree zal documentatie bijhouden zoals vereist door haar interne beleid en eventuele voorschriften van de Internal Revenue Service (IRS) en zal de Klant op redelijk verzoek een kopie verstrekken.
Planetree zal alleen redelijke, noodzakelijke en gepaste reis- en zakelijke kosten indienen voor betaling.
Toegestane onkostensoorten voor terugboeking
Accommodatie
Het Planetree team zal verblijfskosten maken om diensten op locatie te leveren. Dit zijn toegestane verblijfskosten die tegen kostprijs aan jou (Klant) in rekening worden gebracht:
- Hotelkamer
- Standaard / zakelijke kamerprijs
- Terugbetaalbaar / annuleerbaar tarief
- Ontbijt inbegrepen
- Belastbare nachten
- 1 nacht voor aanvang van de dienstverlening
- Elke nacht van dienstverlening
- 1 nacht na voltooiing van de dienstverlening
- Overige kosten
- Kamerupgrades worden niet in rekening gebracht
- Wasservice voor dienstverlening van vijf (5) dagen of meer beperkt tot $100 USD per teamlid
Vliegtickets
Het Planetree-team zal vliegkosten maken om diensten op locatie te leveren. Dit zijn toegestane vliegkosten die tegen kostprijs aan jou (Opdrachtgever) in rekening worden gebracht:
- Als het vertrek- en aankomstluchthaven binnen het Amerikaanse vasteland liggen, reserveert Planetree reizen op coach/economy class-niveau tegen het laagste beschikbare restitutietarief. De continentale Verenigde Staten verwijst naar de aangrenzende 48 staten en omvat niet Alaska of Hawaï of gerelateerde overzeese gebieden.
- Wanneer één of alle vertrek- en aankomstluchthavens zich buiten het Amerikaanse vasteland bevinden en de totale vluchttijd (in de lucht) minder is dan of gelijk aan vier (4) uur, reserveert Planetree reizen in coach/economy class tegen het laagste beschikbare terugbetaalbare tarief.
- Wanneer één of alle vertrek- en aankomstluchthavens zich buiten het Amerikaanse vasteland bevinden en de totale vluchttijd (in de lucht) langer is dan vier (4) uur, reserveert Planetree reizen op business class-niveau tegen het laagste beschikbare terugbetaalbare tarief.
- Als er geen incrementele kosten voor de Klant zijn, kan Planetree persoonlijke mijlenvoordelen gebruiken om reserveringen rechtstreeks bij de luchtvaartmaatschappij te upgraden na het boeken van het ticket.
- Overige kosten:
- Stoelkosten wanneer luchtvaartmaatschappijen een vergoeding vragen om stoelen te reserveren.
- Bagagekosten wanneer de luchtvaartmaatschappij standaard kosten in rekening brengt voor ingecheckte bagage.
- Overbagagekosten wanneer je reist met zware of omvangrijke materialen of apparatuur die nodig zijn voor het uitvoeren van diensten of wanneer je langer dan drie (3) dagen reist.
Autoverhuur
Toegestane aftrekbare uitgaven:
- Zuinig autotype om het aantal verwachte passagiers veilig te kunnen vervoeren.
- Huurauto's moeten worden afgetankt voordat ze worden teruggebracht om hogere brandstofkosten te voorkomen.
Diesel / Gas / Benzine / EV opladen
Toegestane aftrekbare uitgaven:
- Brandstof voor huurauto's
- Opladen voor huurauto's voor elektrische voertuigen (EV)
Telecommunicatie - Telefoon/internet/ADSL/DSL/WiFi
Toegestane aftrekbare uitgaven:
- WiFi-kosten als gratis WiFi niet beschikbaar is tijdens de reis.
- Roamingkosten voor mobiele telefonie voor alle dagen dat u internationaal reist om de communicatie met de klant te vergemakkelijken voor logistieke en serviceafspraken
- Internationale dagtarieven of andere mobiele communicatiekosten in verband met dienstverlening buiten het thuisland van de consultant.
Eten en drinken
Toegestane aftrekbare uitgaven:
- Een dagvergoeding voor maaltijden (inclusief niet-alcoholische dranken en snacks) is gebaseerd op de werkelijke kosten en is onderhevig aan een maximale maaltijdvergoeding van maximaal USD 100 (of het equivalent daarvan in de lokale valuta van het land) per dag (inclusief fooien, fooien, roomservicevergoedingen en belastingen) wanneer ontbijt en lunch niet worden aangeboden op de locatie of in het hotel van de klant. Als ontbijt en lunch op een specifieke dag worden verstrekt, dan is de maximale maaltijdvergoeding USD 65. Dit is inclusief alle dagen waarop het Planetree teamlid reist voor het leveren van de gecontracteerde dienst.
- In landen waar fooien gebruikelijk zijn, wordt een fooi tot 15-20% van de maaltijdrekening beschouwd als onderdeel van deze dagelijkse maximale maaltijdvergoeding.
Uitgaven die niet zijn toegestaan:
- Alcoholische dranken
Kilometervergoeding privévoertuig
ToegestaneKosten:
- Kilometervergoeding wanneer een persoonlijk voertuig wordt gebruikt voor zakelijke reizen, wordt in rekening gebracht met behulp van Planetree's lokale landelijke vergoedingstarief.
- Kilometeruitgaven omvatten het vertrekpunt, het bestemmingspunt, de data, het zakelijke doel en het aantal gereden kilometers.
Misc. Uitgaven & onkosten
Toegestane aftrekbare uitgaven:
- COVID-19 tests, vaccinaties of andere gezondheidsgerelateerde diensten wanneer deze nodig zijn voor reizen naar of werk op een locatie van de cliënt.
- Immigratiekosten (bijv. consulaire inreisvisa en/of visumdiensten, vaccinaties, paspoorten).
- Ziektekostenverzekering voor bezoekers indien vereist voor binnenkomst in een land
Uitgaven die niet zijn toegestaan:
- Jaarlijkse persoonlijke creditcard-/debetkaartkosten, laattijdige kosten en/of rente.
- Alle verkeers-, parkeer- of andere voertuigcodes of strafrechtelijke/civiele boetes of overtredingen.
- Alle verzekeringen (inclusief maar niet beperkt tot: vertraagde/verloren bagage, medische verzekering, persoonlijke eigendommen, reisongevallenverzekering, AD&D-verzekering en huurauto verzekering).
- Persoonlijke ziektekosten- of reisverzekering wanneer deze niet vereist is voor toegang tot een land.
- Verlies of diefstal van persoonlijke eigendommen.
- Lidmaatschap van een sportschool of gezondheidsclub.
- Fooien die geen verband houden met de maaltijdvergoeding of het grondvervoer (bijv. huishoudelijke hulp, piccolo, etc.).
- Reisbenodigdheden (bijv. toiletartikelen, kleding, bagage, aktetassen, rugzakken, laptoptassen en/of -karren).
- Boeken, kranten en tijdschriften.
- Entertainment (bijv. vakantiefeesten, concertkaartjes, sportevenementen en uitgaansgelegenheden voor volwassenen)
Ander vervoer
Toegestane aftrekbare uitgaven:
- Andere vervoermiddelen om te reizen (bijv. trein, metro, veerboot, taxi, enz.). naar de locatie van de klant voor levering van gecontracteerde diensten.
Parkeren & Tol
Toegestane aftrekbare uitgaven:
- Parkeren op de luchthaven
- Tolbruggen en tolwegen tijdens zakenreizen
- Parkeerkosten
Verzendkosten / Koerier / Afdrukken
Toegestane aftrekbare uitgaven:
- Verzendkosten
- Drukkosten
Klein kantoor / computerbenodigdheden
Toegestane aftrekbare uitgaven:
- USB- of Flash-drives indien nodig voor de Diensten die worden uitgevoerd op de locatie van de Klant.