Laatst bijgewerkt op 1 november 2023
Compliance voor Planetree Business Partners
Inleiding
Planetree International Inc. (hierna ook "Planetree") zet zich in voor ethische interacties en naleving van alle toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes. Planetree eist dezelfde inzet van haar Business Partners. De term "Business Partner" verwijst naar elke persoon of organisatie waarmee Planetree samenwerkt die geen filiaal, functionaris, directeur of werknemer van Planetree is.
Onze gewaardeerde Business Partners spelen een vitale rol in ons succes, maar deze relaties zijn niet zonder risico voor Planetree. Planetree en de aan haar gelieerde bedrijven kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor de acties van haar Business Partners. Om dit risico te beperken, staat Planetree erop dat integriteit een centraal element is van haar relaties met Business Partners.
Planetree staat er ook op dat ethisch gedrag de basis vormt voor alles wat een Business Partner doet namens Planetree of in verband met haar bedrijf. Deze brochure geeft informatie over de verwachtingen van Planetree met betrekking tot ethisch zakendoen om een succesvolle relatie met haar Business Partners te vergemakkelijken.
Een gezamenlijke verbintenis
Bij Planetree streven we er elke dag naar om het leven van patiënten, medewerkers en de gemeenschap over de hele wereld te verbeteren door middel van superieure producten en diensten. Onze patiënten, klanten, betalers, investeerders en regelgevende instanties verwachten van ons dat wij integer en in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes handelen en ons voortdurende succes en onze reputatie zijn afhankelijk van onze inzet om dienovereenkomstig te handelen.
Ons bedrijf is sterk gereguleerd en onderworpen aan verschillende complexe wetten, voorschriften en industriecodes. Wij streven ernaar ons bedrijf te laten groeien in overeenstemming met deze normen, en wij verwachten van u - onze Business Partners - dat u de principes volgt die zijn uiteengezet in deze brochure, de Planetree Code of Ethics and Business Conduct ("Code"), en de richtlijnen van Planetree en het beleid dat van toepassing is op uw bedrijf. Als u dit niet doet, kunnen u, Planetree en de betrokken personen worden blootgesteld aan boetes, verlies van licenties of andere ernstige sancties.
Bij Planetree nemen we naleving serieus, en we staan erop dat onze Business Partners dat ook doen. De medewerkers van Planetree laten zich in hun dagelijkse werk leiden door de Code, het beleid en de richtlijnen. Planetree eist niet van haar bedrijfspartners dat zij de Code, beleidslijnen of richtlijnen naar de letter volgen, maar verwacht wel van haar bedrijfspartners dat zij de principes van goede bedrijfsethiek volgen die in deze documenten zijn opgenomen, naast alle toepasselijke wetten, regels en industriecodes.
We streven ernaar om ons bedrijf te laten groeien in overeenstemming met toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes omdat we geloven dat dit de juiste manier van handelen is. Door integer te handelen, verdienen we het vertrouwen van onze belanghebbenden, waaronder klanten, professionals in de gezondheidszorg, regelgevende instanties en onze Business Partners. Vertrouwen is de belangrijkste drijfveer voor ons succes. Wederzijds vertrouwen en naleving van de geldende normen zijn onmisbare elementen voor een succesvolle relatie tussen Planetree en haar Business Partners.
Ons succes - dat van Planetree en onze Business Partners - hangt af van het behalen van onze commerciële doelstellingen en de manier waarop we die behalen. Door de hoogste ethische normen na te leven, kunnen we de standaard in onze branche en onze prestaties verhogen.
Lees deze brochure zorgvuldig door. Je kunt hem ook gebruiken als naslagwerk voor het geval je een vraag hebt. Als deze brochure niet de informatie geeft die je zoekt, aarzel dan niet om contact op te nemen met je Planetree business contactpersoon. Je kunt er ook voor kiezen om je vraag te stellen op de website van Planetree, www.planetree.org,where. Daar vind je ook meer informatie over compliance bij Planetree.
Onze verwachtingen & jouw verantwoordelijkheden
Je bent verantwoordelijk voor:
1. Integer handelen om jouw en onze reputatie te beschermen.
2. Lezen, begrijpen en handelen in overeenstemming met de principes in de Code, Planetree-richtlijnen en beleidsregels die wij verstrekken, en de letter en geest van alle wettelijke, regelgevende en branchecodeverplichtingen die op jou van toepassing zijn.
3. 3. Vragen stellen als je niet zeker weet hoe je een situatie moet aanpakken die te maken kan hebben met een wet, voorschrift, branchecode of gedrag beschreven in de Code of deze brochure. Planetree moedigt je aan vragen te stellen aan je Planetree-contactpersoon of rechtstreeks via onze website.
4. 4. Vermoedelijke of daadwerkelijke overtredingen van de wet, regelgeving, branchecodes of de Planetree Code, richtlijnen of beleidsregels melden. Je kunt dit doen door contact op te nemen met je lokale Planetree contactpersoon of door contact met ons op te nemen via onze website.
5. Meewerken aan onderzoeken en audit/controleprocedures die meten of u zich houdt aan de toepasselijke normen, inclusief de normen die zijn overeengekomen in uw contract, en eventuele corrigerende maatregelen implementeren.
Waarom vragen we je om van compliance een prioriteit te maken?
Omdat het in ONS belang is: Als bedrijf kunnen we het ons niet veroorloven om geassocieerd te worden met onethische of illegale zakelijke praktijken. Daarom moeten we weten met wie we samenwerken en er zeker van zijn dat onze partners zich net zo inzetten voor onberispelijk zakelijk gedrag.
Omdat het in UW belang is: Als onze zakenpartner moet u zich bewust zijn van mogelijke valkuilen. Uw inzet voor naleving is van cruciaal belang voor uw succes in de omgang met ons (en andere bedrijven). U, als bedrijf, en uw werknemers kunnen zichzelf blootstellen aan potentiële risico's, waaronder vervolging en negatieve gevolgen voor u of uw bedrijf, als u niet actief maatregelen neemt om ongepast gedrag te voorkomen.
Omdat WIJ ALLEMAAL een vitaal belang hebben: Als burgers van bedrijven hebben we de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan een samenleving zonder corruptie. Daarnaast is het niet genoeg om illegaal of onethisch zakelijk gedrag af te keuren. We verwachten van onszelf en onze partners dat we dergelijk gedrag voorkomen, opsporen en erop reageren met nultolerantie.
Anti-corruptie / antiomkoping (ABC)
Planetree tolereert geen enkele vorm van corruptie, ongeacht of het gaat om een beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg, overheidsfunctionaris, private partij of de aankoop of verkoop van goederen of diensten door Planetree. Wij verwachten van onze Business Partners dat zij zakelijke en regelgevende beslissingen nemen en anderszins hun verantwoordelijkheden uitvoeren op basis van prijs, kwaliteit en service.
Als wereldwijd bedrijf moet Planetree voldoen aan de anticorruptiewetgeving van vele rechtsgebieden, waaronder:
- De Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
- De Britse omkopingswet (UKBA)
- Het Duitse wetboek van strafrecht
- De anticorruptiewetgeving van elk land waarin we actief zijn
ABC-wetten verbieden:
- Het aanbieden, beloven, autoriseren of geven van iets van waarde (inclusief goederen, diensten of iets anders, hetzij in de vorm van een persoonlijk voordeel of gunst of anderszins) aan een persoon (overheidsfunctionaris, zorgverlener of hun familieleden, etc.), direct of indirect via onze Zakelijke Partners, om een ongepast voordeel te verkrijgen of zaken te verkrijgen of te behouden.
- Het verzoek of de overeenkomst om iets van waarde persoonlijk of voor een andere persoon of entiteit te ontvangen of aan te nemen om een ongepast voordeel te verkrijgen of een zakelijke beslissing te beïnvloeden
Omkoping is alles van waarde dat wordt aangeboden, beloofd of verstrekt aan of ontvangen van iemand om een beslissing op ongepaste wijze te beïnvloeden of om iemand te belonen voor ongepast gedrag in het verleden. Steekpenningen kunnen bestaan uit:
- Geldmiddelen en kasequivalenten
- Giften (in contanten of in natura)
- Maaltijden, entertainment, sponsoring van evenementen
- Reiskosten, enz.
Van al onze Business Partners wordt verwacht dat zij zich houden aan de letter en de geest van alle toepasselijke wetten, regels en industriecodes. In deze brochure wordt opgemerkt dat nalatigheid van onze zakenpartners kan leiden tot aansprakelijkheid voor Planetree. Planetree kan bijvoorbeeld worden geconfronteerd met FCPA-aansprakelijkheid voor ongepaste betalingen die onze zakenpartners doen in verband met Planetree-zaken. Wij zullen geen relaties onderhouden met zakenpartners die betrokken zijn bij onwettige of onethische praktijken.
Belangenverstrengeling
Belangenverstrengeling staat los van omkoping en corruptie, maar gaat vaak hand in hand met corruptie. Het bestaan van corruptie of steekpenningen impliceert vaak ook (geheime) persoonlijke relaties - en omgekeerd. Een COI ontstaat wanneer persoonlijke belangen je zakelijke oordeel of besluitvorming beïnvloeden, kunnen beïnvloeden of de indruk kunnen wekken dat ze dit doen. Dergelijke situaties moeten worden vermeden.
Voorbeelden van COI's kunnen zijn:
- Persoonlijke relaties met een Planetree-medewerker die ongepaste invloed hebben op hoe jij of de medewerker jouw/hun werk uitvoert
- Een van je familieleden doorverwijzen voor een baan bij Planetree en je commerciële positie gebruiken om ervoor te zorgen dat het familielid de baan krijgt
- zitting hebben in de raad van bestuur of adviesraad van een concurrent of klant van Planetree en informatie waarover je beschikt als Business Partner gebruiken ten voordele van de concurrent
- Werken voor een Planetree-klant en tegelijkertijd actief de verkoop aan die klant ondersteunen ten voordele van Planetree
- In dienst zijn van Planetree naast het zijn van Planetree klant of verkoopbemiddelaar en misbruik maken van interne informatie ten nadele van Planetree en ten voordele van je positie als klant/verkoopbemiddelaar
Omgaan met COI's
Transparantie is essentieel. Potentiële en werkelijke COI's moeten worden bekendgemaakt aan Planetree. Wij zullen beoordelen of de relaties parallel kunnen bestaan en of er controles of waarborgen moeten worden toegepast om ervoor te zorgen dat eerlijke, onbevooroordeelde zakelijke beslissingen worden genomen. Neem contact op met je Planetree-contactpersoon.
Derde partijen in een invloedrijke positie
Het vermijden van corruptie en belangenverstrengeling begint met het zorgvuldig omgaan met en benaderen van personen en instanties die invloed kunnen hebben op ons bedrijf. Degenen die de bevoegdheid hebben om te beslissen over of invloed uit te oefenen op een beslissing over zaken die bijvoorbeeld worden toegekend aan Planetree of haar Business Partners, mogen niet overmatig worden beïnvloed of "overtuigd" om te handelen. Argumenten ten gunste van Planetree en onze Business Partners moeten zijn gebaseerd op eerlijke voorwaarden, marktconforme prijzen, service en producten, en mogen niet worden afgeleid van iets anders dan een ethische zakenrelatie. Beslissingen moeten worden genomen zonder onrechtvaardige vooringenomenheid ten gunste van Planetree of onze zakenpartners.
Speciale voorzichtigheid is geboden wanneer we te maken hebben met overheidsfunctionarissen en professionals in de gezondheidszorg (die soms tegelijkertijd overheidsfunctionaris zijn, vooral als ze in openbare ziekenhuizen werken). Veel wettelijke kaders leggen zwaardere sancties op wanneer overheidsfunctionarissen op ongepaste wijze worden benaderd door bedrijven met illegale voorstellen. Bovendien kan de drempel voor wat ontoelaatbaar is om een overheidsambtenaar aan te bieden aanzienlijk lager liggen dan wanneer het om privépersonen gaat. In het volgende gedeelte worden enkele belangrijke termen gedefinieerd, gevolgd door richtlijnen over hoe om te gaan met relaties met invloedrijke derden.
Overheidsambtenaar: Een overheidsambtenaar is elke persoon, verkozen, benoemd of tewerkgesteld in openbare dienst, die optreedt namens een lokale, regionale, deelstaat- of nationale overheid (zoals gezondheids-, douane-, belasting- of gerechtsambtenaren of -administrateurs), evenals (i) personen die optreden namens een onderneming die eigendom is van of gecontroleerd wordt door de overheid (zoals artsen en personeel van openbare ziekenhuizen of universiteiten), (ii) personen die politieke partijen vertegenwoordigen of kandidaat zijn voor een politiek ambt, en (iii) personen die optreden namens publieke internationale organisaties (zoals de Verenigde Naties, Wereldbank of Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO)).
Beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg: Iedereen die behoort tot de medische, tandheelkundige, farmaceutische of verpleegkundige beroepen EN die in het kader van zijn/haar beroepsactiviteiten een medisch hulpmiddel of geneesmiddel kan voorschrijven, kopen, leveren, aanbevelen of toedienen. Voor de toepassing van deze definitie omvat de term "beroepsbeoefenaren in de gezondheidszorg": (i) elke ambtenaar of werknemer van een overheid, instantie of andere organisatie (in de publieke of private sector) die medische hulpmiddelen of geneesmiddelen mag voorschrijven, kopen, leveren, aanbevelen of toedienen en (ii) elke werknemer van Planetree wiens primaire bezigheid die van een praktiserend beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg is, maar sluit zowel (a) alle andere werknemers van Planetree als (b) groothandelaren of distributeurs van medische hulpmiddelen of geneesmiddelen uit.
Potentiële verwijzingsbron: Een potentiële verwijzingsbron is een persoon of entiteit die in een positie verkeert om patiënten of bedrijven door te verwijzen naar Planetree. Voorbeelden zijn onder andere artsen, directe familieleden van artsen, doktersassistenten, ziekenhuizen, verpleeghuizen, geschoolde verpleeginrichtingen, revalidatieziekenhuizen en ziekenhuispersoneel of -bestuurders.
Wanneer je te maken hebt met iemand die in een positie verkeert waarin hij invloed kan uitoefenen op de activiteiten van Planetree, gelden de volgende principes:
- Er moet een bonafide en gedocumenteerde business bestaan voor het voorgestelde goed of de voorgestelde dienst die de Business Partners overwegen te leveren.
- Een opdracht mag niet overeenkomen met een ongepaste stimulans of beloning voor een vroegere, huidige of toekomstige zakelijke transactie van Planetree.
- Elke bedrijfspartner die wordt ingeschakeld om de activiteiten van Planetree te bevorderen, moet beschikken over de ervaring, deskundigheid en middelen om de vereiste diensten op passende, nauwkeurige en tijdige wijze te leveren.
- Er mogen geen zakelijke verbintenissen worden aangegaan met echtgenoten, directe familieleden (ouder, broer of zus, kind of schoonfamilie) of naaste medewerkers met als doel hen indirect te beïnvloeden of te belonen voor hun acties.
- Goederen of diensten moeten altijd worden geleverd of verkregen tegen een eerlijke marktwaarde en de beslissing moet gebaseerd zijn op kwaliteit en prijs.
Reis- en verblijfkosten
De volgende principes zijn van toepassing op reizen en accommodatie:
- Reis- en verblijfkosten moeten verband houden met een legitiem zakelijk doel en worden gemaakt in overeenstemming met de toepasselijke lokale wetten, voorschriften en industriecodes.
- Vergoeding kan alleen worden toegekend voor reis- en verblijfkosten die een redelijke waarde hebben (bijv. geen luxeaccommodatie) en geschikt zijn voor het zakelijke doel.
- Reis- en verblijfkosten mogen niet worden aangeboden of betaald met de bedoeling een ongepast voordeel of zakelijk voordeel te verkrijgen of te belonen.
- Het betalen van onkosten, inclusief reis- en verblijfkosten, voor een echtgeno(o)t(e), familielid of gast van een Zakenpartner is niet toegestaan.
- Reis- en verblijfskosten voor personen in een invloedrijke positie moeten worden gecontroleerd en bewaakt.
- Gemaakte reis- en verblijfkosten moeten volledig en nauwkeurig worden vastgelegd in uw boekhouding en administratie
Raadpleeg het reisbeleid van Planetree voor meer informatie over vergoedbare kosten.
Relatiegeschenken, maaltijden en entertainment
Relatiegeschenken en gastvrijheid, zoals maaltijden en entertainment voor overheidsfunctionarissen, spelen vaak een grote rol in corruptie- en omkopingszaken. Luxueuze maaltijden, entertainment en geschenken die worden aangeboden aan gewaardeerde klanten, besluitvormers of zakenpartners om hen te "motiveren" om voor een bepaald voorstel of project te kiezen, of om hen te belonen voor een beslissing in het verleden, zijn veel voorkomende gevallen van corruptie en omkoping.
Het is daarom essentieel dat alle geschenken, maaltijden of entertainment worden verstrekt in overeenstemming met de toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes. Planetree moedigt haar Business Partners aan om zelfs de schijn van ongepast gedrag te vermijden. Vraag jezelf af: Welke indruk maakt het geschenk, de maaltijd of het vermaak bij een neutrale omstander?
Geschenken: Geschenken omvatten elk item van monetaire of niet-monetaire waarde dat wordt verstrekt als blijk van waardering. Geschenken omvatten GEEN productpromoties, donaties of sponsoring, die worden behandeld in andere beleidsregels van Planetree. Planetree zal u informeren over de beginselen van dat beleid als u zich inlaat met dergelijke praktijken in verband met Planetree-activiteiten.
Maaltijden: Met maaltijden worden alle uitgaven voor eten en drinken bedoeld.
Amusement: Entertainment verwijst naar elk cultureel, sociaal, sportief, vrijetijds- of recreatief evenement.
Gastvrijheid: Gastvrijheid omvat betaling voor of verstrekking van maaltijden en entertainment. Gastvrijheid omvat NIET reizen of logies, dat wordt behandeld in het gedeelte hierboven.
Belangrijke overwegingen zijn onder andere:
- Je mag geen geschenken of gastvrijheid geven, aanbieden of accepteren met de bedoeling om een ongepast voordeel of zakelijk voordeel te behalen.
- Zorg ervoor dat het geven of ontvangen van een geschenk of gastvrijheid niet wordt geïnterpreteerd als omkoping.
- Geschenken en gastvrijheid moeten op een open en transparante manier worden gegeven of aangenomen en niet via tussenpersonen.
- Geschenken in de vorm van contant geld of een equivalent daarvan (zoals cadeaubonnen, cheques of waardebonnen) mogen nooit worden aangeboden, gegeven of geaccepteerd.
- Geschenken en gastvrijheid mogen niet worden aangeboden aan echtgenoten, familieleden of vrienden van wie dan ook, tenzij de ontvangers onafhankelijk een legitieme zakelijke reden hebben om ze te ontvangen.
- Als maaltijden worden aangeboden, moeten ze bescheiden zijn en passend bij de positie en gelegenheid van de ontvanger.
- De locaties moeten bevorderlijk zijn voor informatieve communicatie en zakelijke discussies.
- We moedigen onze Business Partners aan om entertainment, ongeacht de waarde, te verbieden en verwachten dat ze dit op de juiste manier vastleggen in hun boekhouding en administratie.
Klanten, Reclame en promotie
De manier waarop Planetree haar bedrijf voert en haar producten en diensten promoot is soms gereguleerd. Planetree heeft specifiek beleid ontwikkeld om ervoor te zorgen dat bedrijfspraktijken en marketing- en promotieactiviteiten voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften en industriecodes. Al het promotiemateriaal over Planetree producten of diensten moet zorgvuldig worden behandeld.
Wanneer we onze producten en diensten bespreken, verwachten we dat Business Partners en hun werknemers, gelieerde bedrijven en aannemers:
- Wees altijd waarheidsgetrouw, accuraat en niet misleidend in het beschrijven van producten en diensten
- Geef een eerlijke en evenwichtige beschrijving van de voordelen en risico's
- Alleen uitspraken doen die worden ondersteund door de juiste klinische of operationele informatie
- Ervoor zorgen dat alle promotionele uitingen consistent zijn met het productgebruik dat is goedgekeurd of vrijgegeven door de overheid van hun land en dat de inhoud en manier van verspreiding in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetten, regels en voorschriften.
- Vermijd voordelen die kunnen worden gezien als een poging om de ontvanger om te kopen of te beïnvloeden
Boeken & Records
Alle administratie met betrekking tot Planetree-zaken moet nauwkeurig en eerlijk de ware aard en het doel van elke transactie weergeven. Elke transactie met betrekking tot Planetree moet transparant en onmiddellijk worden vastgelegd in de juiste boekhouding.
Wij verwachten dat u interne boekhoudcontroles in stand houdt om de integriteit van de financiële administratie en rekeningen met betrekking tot Planetree's bedrijf te beschermen. Wij verwachten dat u alle papieren en elektronische dossiers bijhoudt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbewaring en zoals geïnstrueerd door Planetree. U mag geen valse, misleidende of onnauwkeurige administratie in verband met het bedrijf van Planetree maken, indienen of goedkeuren. Deze eisen gelden zelfs als u van mening bent dat ander gedrag Planetree ten goede zou komen.
Mogelijke overtredingen melden
Planetree moedigt haar Business Partners actief aan om potentiële en werkelijke schendingen van wet- en regelgeving, industriecodes of onze Code of Ethics and Business Conduct onmiddellijk te melden.
Wat is een mogelijke overtreding?
Mogelijke nalevingsovertredingen zijn onder andere de volgende:
- Omkoping of corruptie, fraude, diefstal of documentvervalsing
- Ongepaste openbaarmaking van patiënt- of bedrijfsinformatie
- Onethisch gedrag, zoals schending van wet- en regelgeving, branchecodes of Planetree's Code of Ethics and BusinessConduct.
- Elke andere zaak waarvan de melder te goeder trouw gelooft dat deze aanzienlijke schade kan toebrengen aan het bedrijf of de integriteit van Planetree
Kunnen journalisten anoniem blijven?
Ja. Anonieme meldingen zijn in sommige landen (bijv. Spanje) echter niet toegestaan volgens de lokale wetgeving. Het kan ook helpen om het onderzoek te bevorderen als een melder zijn of haar identiteit bekendmaakt en verder contact ondersteunt om ophelderende vragen te behandelen. Zelfs als melders hun naam bekendmaken, zullen we al het wettelijk mogelijke en gepaste doen om hun vertrouwelijkheid te beschermen.
Wat moet ik doen als ik een mogelijke overtreding zie of ervaar?
Business Partners moeten niet de andere kant opkijken als ze een situatie meemaken die niet juist lijkt. Vaak is het de juiste handelwijze om supervisors of compliance medewerkers te informeren. Soms is het echter niet helemaal duidelijk wie je kunt vertrouwen met een gevoelige kwestie of wie in de positie is om gepast advies te geven. In geval van twijfel, of in situaties waarin het lijkt alsof meldingen aan hoger personeel niet op de juiste manier worden afgehandeld, moedigen wij onze Business Partners aan om te communiceren via het Planetree compliance e-mail adres legal@planetree.org.
Wat als Planetree zich bewust wordt van onwettig gedrag door haar Business Partners?
Wij verwachten van onze Business Partners dat zij op legale en ethisch verantwoorde wijze zaken doen. Als een van onze zakenpartners wetten, regels, industriecodes of toepasselijk nalevingsbeleid van Planetree overtreedt, kunnen zij worden geconfronteerd met opschorting of beëindiging van de zakelijke relatie met Planetree of vervolging volgens hun overheidsinstanties.