Laatst bijgewerkt op 5 november 2023
Ethische code en zakelijk gedrag
Inleiding
Deze Code of Ethics and Business Conduct ("Code") is van toepassing op iedereen, met inbegrip van functionarissen, directeuren, werknemers, contractmedewerkers en agenten van Planetree International Inc. ("Planetree") en haar directe en indirecte filialen in meerderheidsbezit of onder zeggenschap wereldwijd. Deze Code of Ethics & Business Conduct is een aanvulling op alle toepasselijke federale, staats- en lokale wet- en regelgeving. Voor zover dit beleid in strijd is met enige federale, staats- en/of lokale wet- en/of regelgeving, prevaleert de federale, staats- en/of lokale wet- en/of regelgeving boven de voorwaarden hierin.
Mensen- en arbeidsrechten respecteren
We respecteren mensenrechten en eerlijke arbeidspraktijken. We leven de toepasselijke wetten na en laten ons leiden door de principes die beschreven staan in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties en de Verklaring van 1998 van de Internationale Arbeidsorganisatie over fundamentele principes en rechten op het werk.
We veroordelen het gebruik van uitbuitende en illegale kinderarbeid en accepteren geen enkele vorm van dwangarbeid, waaronder moderne slavernij en mensenhandel.
We respecteren de principes van vrijheid van vereniging en het recht op effectieve collectieve onderhandelingen, inclusief het recht van onze werknemers om vrij te kiezen of ze door een bepaalde vakbond vertegenwoordigd willen worden, in overeenstemming met de geldende wetgeving.
We streven ernaar om onze activiteiten op een veilige manier uit te voeren en geven de hoogste prioriteit aan de gezondheid en veiligheid van onze werknemers, van onze zakenpartners en hun personeel dat assisteert bij onze activiteiten, en van de mensen die wonen en werken in de buurt van onze locaties. We stimuleren een cultuur waarin iedereen zich verantwoordelijk voelt voor het verminderen van risico's en het bevorderen van veilige praktijken.
Inclusie en diversiteit
We waarderen inclusie en diversiteit. Wij bevorderen inclusie als een gevoel erbij te horen en gewaardeerd te worden. We kunnen ons potentieel alleen bereiken en hogere niveaus van prestaties en innovatie bereiken als alle medewerkers bij Planetree diversiteit omarmen en hun perspectieven, individuele talenten en ervaringen inbrengen.
Discriminatie- en intimidatievrije werkomgeving
Planetree ondersteunt gelijke kansen voor haar medewerkers en tolereert geen discriminatie of intimidatie, waaronder seksuele intimidatie. Wij tolereren geen enkele vorm van discriminatie op basis van ras/etnische afkomst, huidskleur, nationaliteit, geslacht, geslachtsidentiteit, geslachtsuitdrukking, seksuele geaardheid, lichamelijke/mentale handicap, religie, leeftijd, burgerlijke staat of familiale status, of elke andere categorie die door de wet wordt beschermd.
Planetree zet zich in voor het handhaven van een hoge gedragsnorm op de werkplek en het bieden van een werkomgeving die vrij is van intimiderend, aanstootgevend of ongepast gedrag. Dergelijk gedrag schendt de fundamentele waardigheid en wederzijdse rechten van de werknemer.
respect dat alle mensen verdienen, wat de efficiënte werking van onze missie bemoeilijkt en een risico vormt voor een succesvolle missieverwezenlijking bij Planetree.
Kwalificaties
Wij doen er alles aan om gekwalificeerde teamleden aan te nemen. Voor sommige werkzaamheden bij Planetree moet je in het bezit zijn van een licentie, certificering of andere beroepskwalificaties of gezondheidsgerelateerde certificaten. Je bent zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van alle vereiste diploma's om je werk te kunnen doen. Je moet het onmiddellijk aan je leidinggevende melden als een vereiste geloofsbrief is verlopen of ingetrokken. In sommige landen kunnen overheidsinstanties bepaalde personen uitsluiten van deelname aan activiteiten in de gezondheidszorg. Als u bericht ontvangt dat u bent uitgesloten van deelname aan een overheidsprogramma, moet u onmiddellijk uw supervisor op de hoogte stellen.
Anticorruptie
Als internationaal bedrijf streven we ernaar de anticorruptiewetten na te leven van alle landen waarin we actief zijn, waaronder de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act ("FCPA"), de Britse omkopingswet en het Duitse wetboek van strafrecht.
Planetree tolereert geen omkoping, corruptie, smeergeld of het verstrekken van ongepaste voordelen waar ook ter wereld, of het nu gaat om professionals in de gezondheidszorg, overheidsfunctionarissen of een andere private partij.
Je mag nooit een betaling of iets anders van waarde aanbieden, autoriseren of verstrekken met de bedoeling om iemand ongepast te beïnvloeden. Je mag ook nooit iets van waarde vragen, accepteren of ermee akkoord gaan van een persoon die probeert je zakelijke beslissingen te beïnvloeden.
Anti-witwassen
Planetree houdt zich aan de wetten die het witwassen van geld verbieden. Witwassen van geld wordt breed gedefinieerd als het aangaan van een transactie met crimineel verkregen eigendom, het structureren van een transactie om een meldingsplicht te vermijden die is ontworpen om crimineel gedrag op te sporen, of het aangaan van een transactie ter bevordering van crimineel gedrag.
We ondernemen de nodige stappen, waaronder op risico gebaseerde due diligence, om zaken te doen met gerenommeerde zakenpartners die betrokken zijn bij legitieme zakelijke activiteiten met fondsen afkomstig van legitieme bronnen.
Handelsbestuur
Planetree is toegewijd om te handelen in overeenstemming met handelswetten die van toepassing zijn op ons bedrijf.Handelswetten zijn alle wetten die de handel, import, export, overdracht en verplaatsing van goederen, diensten, technologieën en fondsen regelen. Planetree controleert handelswetten en implementeert beleid om ervoor te zorgen dat we ons eraan houden. Overtredingen van handelswetten kunnen ingrijpende gevolgen hebben voor Planetree en de betrokken personen.
Eerlijk concurreren
We streven eerlijke concurrentie na en moeten onze activiteiten uitvoeren in overeenstemming met alle toepasselijke antitrust-, concurrentie- en eerlijkheidswetten. De gevolgen van overtredingen kunnen ernstig zijn voor u en voor ons.
Leveranciersselectie
Bij het selecteren van leveranciers en aannemers maken we gebruik van transparante processen en houden we rekening met duurzaamheidscriteria. Onze inkoopstrategie omvat het streven naar, waar redelijkerwijs mogelijk, ten minste twee bronnen voor zowel leverings- als prijskritische producten of diensten. We vragen onze leveranciers om hoge ethische normen toe te passen in hun eigen activiteiten en toeleveringsketens. Teamleden die producten en diensten bestellen, moeten zich aan deze normen, de wet en ons inkoopbeleid houden.
Belangenverstrengeling
Wij handelen in het beste belang van Planetree en proberen onze reputatie te beschermen. Van tijd tot tijd kun je relaties of afspraken hebben buiten Planetree die strijdig kunnen zijn met de belangen of missie van Planetree.
Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een "belangenconflict" als een van de volgende zaken van toepassing is:
- U of een familielid heeft een financiële relatie met een organisatie waarmee Planetree zaken doet of wil gaan doen of waarmee Planetree concurreert. Deze financiële relatie kan vele vormen aannemen, waaronder dienstverband, eigendom, deelname als bestuurslid of andere relaties. Als u bijvoorbeeld manager bent en ook in dienst bent van een concurrent of leverancier van Planetree, kan er sprake zijn van belangenverstrengeling.
- U of een familielid heeft een relatie die van invloed kan zijn op uw besluitvorming in uw rol als Planetree medewerker. Als je bijvoorbeeld in je functie een bedrijf kunt aanbevelen of doorverwijzen waarin jij of een familielid een belang of relatie hebt, heb je mogelijk een belangenconflict.
Wij verwachten dat je belangenverstrengeling meldt aan je leidinggevende zodra je je bewust wordt van een dergelijk conflict. De supervisor is verantwoordelijk voor het nemen van passende maatregelen om jou en Planetree te beschermen tegen schadelijke of ongepaste besluitvorming.
Nauwkeurige boekhouding en administratie
Een nauwkeurige bedrijfsadministratie is essentieel voor onze activiteiten. Ze helpen ons te voldoen aan onze verplichting om volledige, nauwkeurige en tijdige financiële rapporten en openbaarmakingen te verstrekken, zoals vereist door de wet.
Een nauwkeurige administratie is noodzakelijk om zakelijke beslissingen te kunnen nemen en ons bedrijf met succes te kunnen leiden. Al onze boeken, bescheiden en rekeningen moeten onze zakelijke transacties volledig en nauwkeurig weergeven en worden ondersteund met voldoende en nauwkeurige documentatie. Deze documenten omvatten financiële overzichten, urenstaten, vouchers, rekeningen, facturen, onkostendeclaraties, salaris- en secundaire arbeidsvoorwaarden, prestatie-evaluaties en alle andere relevante bedrijfsgegevens.
Je moet alle papieren en elektronische dossiers bijhouden in overeenstemming met ons beleid en de wet. Je moet je ook houden aan de vereisten voor interne controle om ervoor te zorgen dat financiële gegevens en rekeningen accuraat zijn.
Factureringspraktijken
Planetree verplicht zich tot nauwkeurige, waarheidsgetrouwe en volledige facturering van onze producten en diensten. Ter ondersteuning van nauwkeurige facturering moet alle administratie betrouwbare documentatie verschaffen van de geleverde of ontvangen diensten of van de gekochte of verkochte producten. Nauwkeurige en tijdige documentatie is ook afhankelijk van de toewijding en aandacht van al het personeel dat verantwoordelijk is voor het bijhouden van de administratie. Iedereen is verantwoordelijk voor het tijdig verstrekken van volledige, leesbare en nauwkeurige informatie.
Privacy en persoonlijke gegevens
Planetree neemt privacy en beveiliging serieus en respecteert de privacy van alle belanghebbenden, of dat nu patiënten, medewerkers, klanten, leveranciers of anderen zijn. Wij verzamelen alleen persoonsgegevens als wij daarvoor een wettelijke basis of legitieme zakelijke noodzaak hebben. We zijn transparant en leven wetten en beleidsregels na. Het gebruik van persoonlijke gegevens voor onwettige doeleinden of voor het nastreven van persoonlijk voordeel of belang is verboden. Toegang tot persoonlijke gegevens, waaronder patiënt- en werknemersgegevens, is altijd beperkt tot een 'need-to-know' basis.
Bescherming van vertrouwelijke informatie en bedrijfsgeheimen
Vertrouwelijke informatie en handelsgeheimen van het bedrijf moeten altijd vertrouwelijk worden behandeld, ongeacht of de informatie is gemarkeerd als 'vertrouwelijk' of 'beperkt'.
Intellectueel eigendom
Intellectuele eigendommen (patenten, handelsmerken, auteursrechten, handelsgeheimen, technische en wetenschappelijke kennis of knowhow) behoren tot de belangrijkste activa van het bedrijf. De bescherming van ons intellectueel eigendom is essentieel voor het bevorderen van innovatie die Planetree in staat stelt superieure producten en diensten te leveren. Wij respecteren het intellectuele eigendom van anderen, verduisteren of dupliceren nooit zonder toestemming en zorgen ervoor dat Planetree een betrouwbare partner is en potentiële boetes of straffen vermijdt.
Geen zelfbediening
Als onderdeel van ons streven om te handelen in het beste belang van het bedrijf, mag je nooit persoonlijk voordeel halen uit zakelijke informatie die je hebt verkregen tijdens de uitvoering van je taken. Elke zakelijke kans die u tegenkomt bij het uitvoeren van zakelijke zaken namens Planetree behoort toe aan het bedrijf en niet aan u.
Informatieverzoeken van overheidsinstanties
Planetree doet zaken op een transparante en conforme manier. Daarom reageren wij op gepaste wijze op alle audits, beoordelingen en onderzoeken van de overheid. Als je verzoeken van de overheid ontvangt die niet onder je routinematige verantwoordelijkheden vallen, moet je onmiddellijk contact opnemen met je supervisor of de juridische afdeling. De juridische afdeling zal alle reacties op dergelijke verzoeken van de overheid coördineren. U wordt ook gevraagd onmiddellijk contact op te nemen met de juridische afdeling als u een niet-routinematig of mogelijk negatief verzoek ontvangt van een overheidsinstantie of -vertegenwoordiger, zoals dagvaardingen, bevelschriften en verzoeken voor ondervragingen.
Als medewerkers worden benaderd door een wetshandhavingsinstantie buiten het terrein van Planetree in verband met Planetree of hun dienstverband met of betrokkenheid bij Planetree, wordt medewerkers gevraagd onmiddellijk de bedrijfsjurist op de hoogte te stellen, tenzij de instantie hen bij wet heeft verboden dit feit bekend te maken.
Communicatie met de media
Open en eerlijke communicatie is een voorwaarde om het vertrouwen van onze patiënten, klanten en andere belanghebbenden te behouden. Planetree kan er alleen voor zorgen dat deze communicatie consistent is als verklaringen en informatie aan de media vooraf worden goedgekeurd door de marketingafdeling.
Als je een verzoek van de media ontvangt voor informatie over Planetree, moet je het verzoek doorsturen naar je manager. Elke manager moet dergelijke verzoeken doorsturen naar de afdeling Marketing.
Reclame en promotie
De bedrijfsactiviteiten van Planetree en de promotie van haar producten en diensten zijn soms gereguleerd. Wij hebben specifiek beleid ontwikkeld om ervoor te zorgen dat bedrijfspraktijken, marketing en promotionele activiteiten voldoen aan deze Code en de wet. Al het promotiemateriaal over Planetree producten moet worden beoordeeld en goedgekeurd in overeenstemming met ons beleid.
Gebruik van sociale media
Sociale media vormen een belangrijk onderdeel van het hedendaagse bedrijfsleven en het persoonlijke leven van onze werknemers. Sociale media omvatten sociale netwerken, blogs, wiki's, berichtenapps en videostreamingwebsites. Bij het gebruik van sociale media is elke gebruiker verantwoordelijk voor het veilig bewaren van interne en vertrouwelijke informatie.
Politieke activiteiten
De wet- en regelgeving die van invloed is op onze activiteiten is complex en divers. Het is gepast voor Planetree om periodiek beleidsdiscussies aan te gaan met regelgevers en samen te werken met derden om te helpen bij lobbyen en soortgelijke inspanningen. Al deze activiteiten moeten worden uitgevoerd onder leiding van onze interne deskundigen op het gebied van overheidszaken en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
We houden ook rekening met het belang dat de maatschappij heeft bij transparantie en openheid. Wij erkennen dat individuele medewerkers hun eigen persoonlijke politieke activiteiten ontplooien. Persoonlijke politieke activiteiten van medewerkers mogen geen verband houden of lijken te houden met het dienstverband of de betrokkenheid bij Planetree. Medewerkers mogen geen gebruik maken van werktijd, eigendommen of apparatuur van het bedrijf voor hun persoonlijke activiteiten.
Bescherming van het milieu
We zetten ons in om onze producten en diensten op een duurzame manier te ontwikkelen, te produceren en toe te passen. Dit betekent dat we aandacht besteden aan de invloed van onze activiteiten op het milieu. We implementeren normen om milieurisico's te minimaliseren, voldoen aan milieuwetten en rapporteren dienovereenkomstig.
We streven ernaar hulpbronnen zoals energie, water en grondstoffen efficiënt te gebruiken, bijvoorbeeld door recycling. We werken er voortdurend aan om de negatieve effecten van onze activiteiten op het milieu te verminderen en het bewustzijn over milieukwesties te vergroten. Het is jouw verantwoordelijkheid om de toepasselijke wetgeving na te leven, deze Code en ons beleid voor milieubescherming na te leven en alle nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om milieu-incidenten te voorkomen.
Donaties en sponsoring
We streven ernaar een maatschappelijk verantwoorde onderneming te zijn en gebruiken onze middelen om de gezondheidszorg en andere goede doelen te bevorderen. We kunnen donaties doen, met name donaties die bedoeld zijn om medische en persoonsgerichte zorg te bevorderen. We kunnen ook donaties doen aan goede doelen of maatschappelijke organisaties die diensten verlenen in de gemeenschappen waar we zaken doen.
We doen geen donaties of bijdragen om zaken te verkrijgen of te behouden, of om een ongepast voordeel te verkrijgen. Elke donatie of sponsoring moet voldoen aan alle toepasselijke wetten en ons beleid en moet vooraf worden goedgekeurd door onze interne deskundigen. We zetten ons in om donatie- en sponsoractiviteiten bij te houden en hierover transparant te zijn.
We kunnen financiering verstrekken voor educatieve evenementen die worden georganiseerd door gerenommeerde organisaties in de gezondheidszorg en organisatoren van evenementen, wanneer het doel van het evenement het bevorderen is van medische educatie of het inzicht in wetenschappelijke, klinische of gezondheidszorgkwesties die bijdragen aan de verbetering van de medische zorg.