Dernière mise à jour le 28 janvier 2025
Politique de rétrofacturation de Planetree Travel
Déclaration de politique générale
Les dépenses de Planetree pour les voyages d'affaires et autres dépenses d'affaires fournies en vertu d'une Entente de service sont imputables au Client. Planetree conservera la documentation requise par sa politique interne et par tout règlement de l'Internal Revenue Service (IRS) et en fournira une copie au Client sur demande raisonnable.
Planetree ne soumettra au paiement que les frais de voyage et d'affaires raisonnables, nécessaires et appropriés.
Types de dépenses autorisées pour la rétrofacturation
Hébergement
L'équipe de Planetree engagera des frais d'hébergement pour fournir des services sur place. Les frais d'hébergement suivants sont autorisés et vous seront facturés (au Client) au prix coûtant :
- Chambre d'hôtel
- Tarif standard / chambre d'entreprise
- Tarif remboursable / annulable
- Petit déjeuner inclus
- Nuits payantes
- 1 nuit avant le début de la prestation de services
- Chaque nuit de prestation de services
- 1 nuit après l'achèvement de la prestation de services
- Autres charges
- Les surclassements de chambre ne sont pas facturés
- Services de blanchisserie pour une prestation de service de cinq (5) jours ou plus, limités à 100 USD par membre de l'équipe.
Billets d'avion
L'équipe de Planetree encourra des frais de vol pour fournir des services sur place. Les frais de vol suivants sont autorisés et vous seront facturés (au client) au prix coûtant :
- Lorsque les aéroports de départ et d'arrivée se trouvent sur le territoire continental des États-Unis, Planetree réservera un voyage en classe économique ou en classe économique au tarif remboursable le plus bas. Les États-Unis continentaux désignent les 48 États contigus et n'incluent pas l'Alaska, Hawaï ou tout autre territoire d'outre-mer.
- Lorsque l'un ou l'autre ou tous les aéroports de départ et d'arrivée se trouvent à l'extérieur de la zone continentale des États-Unis et que la durée totale du vol (dans les airs) est inférieure ou égale à quatre (4) heures, Planetree réservera un voyage en classe économique ou en classe économique au tarif remboursable le plus bas qui soit disponible.
- Lorsque l'un ou l'autre des aéroports de départ et d'arrivée se trouve à l'extérieur de la zone continentale des États-Unis et que la durée totale du vol (dans les airs) est supérieure à quatre (4) heures, Planetree réservera un voyage en classe affaires au tarif remboursable le plus bas disponible.
- S'il n'y a pas de coût supplémentaire pour le Client, Planetree peut utiliser ses avantages de miles personnels pour surclasser des réservations directement auprès de la compagnie aérienne après l'émission des billets.
- Autres charges :
- Frais de siège : les compagnies aériennes facturent des frais pour la réservation de sièges.
- Frais de bagages lorsque la pratique habituelle de la compagnie aérienne est de facturer les bagages enregistrés.
- Frais d'excédent de bagages en cas de voyage avec du matériel ou des équipements lourds ou encombrants nécessaires à l'exécution des services ou en cas de voyage d'une durée supérieure à trois (3) jours.
Location de voitures
Dépenses imputables autorisées :
- Taille économique de la voiture pour accueillir en toute sécurité le nombre de passagers attendus.
- Les voitures de location doivent être ravitaillées en carburant avant d'être rendues afin d'éviter des frais de carburant plus élevés.
Diesel / Gaz / Essence / Chargement des VE
Dépenses imputables autorisées :
- Carburant pour les voitures de location
- Chargement des véhicules électriques de location (VE)
Télécommunications - Téléphone/Internet/ADSL/DSL/WiFi
Dépenses imputables autorisées :
- Frais de WiFi si le WiFi gratuit n'est pas disponible pendant le voyage.
- Frais d'itinérance des téléphones portables pour tous les jours de voyage à l'étranger afin de faciliter la communication avec le client pour la logistique et la prestation de services.
- Les tarifs journaliers internationaux ou autres frais de communication mobile liés à la prestation de services en dehors du pays d'origine du consultant.
Alimentation et boissons
Dépenses imputables autorisées :
- Les frais de repas journaliers (y compris les boissons non alcoolisées et les collations) sont basés sur les coûts réels et soumis à une indemnité de repas maximale de 100 USD (ou l'équivalent en monnaie locale du pays) par jour (y compris les pourboires, les frais de service en chambre et les taxes) lorsque le petit-déjeuner et le déjeuner ne sont pas fournis sur le site du client ou à l'hôtel. Si le petit-déjeuner et le déjeuner sont fournis un jour donné, l'indemnité de repas maximale est de 65 USD. Cela comprend tous les jours pendant lesquels le membre de l'équipe de Planetree voyage pour fournir le service contractuel.
- Un pourboire allant jusqu'à 15-20 % de l'addition d'un repas est considéré comme faisant partie de cette indemnité journalière maximale dans les pays où les pourboires sont d'usage.
Dépenses non admises :
- Boissons alcoolisées
Remboursement des frais kilométriques pour les véhicules personnels
Dépenses autorisées et imputables :
- Le remboursement des frais kilométriques lorsqu'un véhicule personnel est utilisé pour un voyage d'affaires est facturé selon le taux de remboursement local de Planetree.
- Les frais kilométriques comprennent le point de départ, le point d'arrivée, les dates, l'objectif professionnel et les kilomètres parcourus.
Divers. Dépenses et faux frais
Dépenses imputables autorisées :
- COVID-19 tests, vaccinations ou autres services liés à la santé lorsqu'ils sont nécessaires pour se rendre ou travailler sur le site d'un client.
- Frais d'immigration (par exemple, visas d'entrée consulaires et/ou services de visa, vaccinations, passeports).
- Assurance maladie pour les visiteurs lorsqu'elle est exigée pour l'entrée dans un pays
Dépenses non admises :
- Frais annuels de carte de crédit/débit personnelle, frais de retard et/ou intérêts.
- Toute amende ou infraction au code de la route, au code du stationnement ou à d'autres codes automobiles, ou toute amende ou infraction pénale/civile.
- Toute assurance (y compris, mais sans s'y limiter : bagages retardés/perdus, assurance médicale, assurance des biens personnels, assurance contre les accidents de voyage, assurance DMA et assurance pour les voitures de location).
- L'assurance maladie personnelle ou l'assurance voyage lorsqu'elles ne sont pas exigées pour l'entrée dans un pays.
- Perte ou vol de biens personnels.
- Abonnement à un club de sport ou de santé.
- Les pourboires non liés à l'indemnité de repas ou au transport terrestre (par exemple, ménage, groom, etc.).
- Articles de voyage (par exemple, articles de toilette, vêtements, bagages, mallettes, sacs à dos, sacs et/ou chariots pour ordinateurs portables).
- Livres, journaux et magazines.
- Divertissement (par exemple, fêtes de fin d'année, billets de concert, événements sportifs et lieux pour adultes)
Autres transports
Dépenses imputables autorisées :
- Autres moyens de transport pour se rendre (par exemple, train, métro, ferry, taxi, etc.) sur le site du client pour la fourniture de services contractuels.
Parking et péages
Dépenses imputables autorisées :
- Parking de l'aéroport
- Ponts et routes à péage lors de voyages d'affaires
- Frais de stationnement
Frais d'expédition / Courrier / Impression
Dépenses imputables autorisées :
- Frais de port/expédition
- Frais d'impression
Fournitures pour petits bureaux et ordinateurs
Dépenses imputables autorisées :
- des clés USB ou Flash si cela est nécessaire pour les services fournis sur le site du client.