Dernière mise à jour le 5 novembre 2023
Code d'éthique et de conduite des affaires
Introduction
Le présent Code d'éthique et de conduite des affaires (" Code ") s'applique à tous, y compris aux dirigeants, administrateurs, employés, travailleurs contractuels et agents de Planetree International Inc. (" Planetree ") et de ses sociétés affiliées directes et indirectes détenues ou contrôlées majoritairement dans le monde entier. Le présent Code d'éthique et de conduite des affaires est un complément à toutes les lois et à tous les règlements fédéraux, étatiques et locaux applicables. Dans la mesure où la présente politique est contraire à une loi ou à un règlement fédéral, étatique ou local, la loi ou le règlement fédéral, étatique ou local aura préséance sur les conditions énoncées dans le présent document.
Respecter les droits de l'homme et du travail
Nous respectons les droits de l'homme et les pratiques de travail équitables. Nous nous conformons aux lois applicables et sommes guidés par les principes décrits dans la Déclaration universelle des droits de l'homme des Nations unies et la Déclaration de 1998 de l'Organisation internationale du travail relative aux principes et droits fondamentaux au travail.
Nous condamnons l'exploitation et le travail illégal des enfants et n'acceptons aucune forme de travail forcé, y compris l'esclavage moderne et la traite des êtres humains.
Nous respectons les principes de la liberté d'association et du droit à une négociation collective efficace, y compris les droits de nos employés à choisir librement d'être représentés par un syndicat particulier, conformément à la législation applicable.
Nous nous efforçons d'exercer nos activités en toute sécurité et accordons une priorité absolue à la santé et à la sécurité de nos employés, de nos partenaires commerciaux et de leur main-d'œuvre qui participent à nos opérations, ainsi que des personnes qui vivent et travaillent à proximité de nos sites.
Inclusion et diversité
Nous valorisons l'inclusion et la diversité. Nous favorisons l'inclusion en tant que sentiment d'appartenance et de valorisation. Nous ne pourrons réaliser notre potentiel et atteindre des niveaux de rendement et d'innovation plus élevés que si tous les employés de Planetree embrassent la diversité et apportent leurs perspectives, leurs talents individuels et leurs expériences.
Discrimination et harcèlement - Environnement de travail libre
Planetree soutient l'égalité des chances pour ses employés et ne tolère pas la discrimination ou le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel. Nous ne tolérons aucune forme de discrimination fondée sur la race/l'origine ethnique, la couleur, la citoyenneté, le sexe, l'identité et l'expression sexuelles, l'orientation sexuelle, les handicaps physiques ou mentaux, la religion, l'âge, l'état matrimonial ou familial, ou toute autre catégorie protégée par la loi.
Planetree s'engage à maintenir des normes de conduite élevées sur le lieu de travail et à fournir un environnement de travail exempt de toute conduite harcelante, offensante ou inappropriée. Un tel comportement porte atteinte à la dignité fondamentale et au respect mutuel des droits de la personne.
La mission de Planetree n'a pas été menée à bien dans le respect de toutes les personnes, ce qui complique le fonctionnement efficace de notre mission et représente un risque pour la réussite de la mission.
Qualifications
Nous sommes déterminés à embaucher des membres qualifiés de notre équipe. Certaines fonctions chez Planetree exigent que vous déteniez un permis, une certification ou d'autres titres professionnels ou certificats liés à la santé. Il vous incombe de conserver tous les titres de compétence nécessaires à l'exécution de votre travail. Vous devez signaler sans délai à votre superviseur l'expiration ou la révocation de tout titre de compétence requis. Dans certains pays, des agences gouvernementales peuvent exclure certaines personnes de la participation à des activités de soins de santé. Si vous recevez un avis vous informant que vous êtes exclu de tout programme gouvernemental, vous devez en informer rapidement votre supérieur.
Lutte contre la corruption
En tant qu'entreprise internationale, nous nous efforçons de respecter les lois anti-corruption de tous les pays dans lesquels nous opérons, y compris la loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger ("FCPA"), la loi britannique sur la corruption et le code pénal allemand.
Planetree ne tolère pas les pots-de-vin, la corruption, les dessous-de-table ou l'octroi d'avantages indus, où que ce soit dans le monde, qu'il s'agisse de professionnels de la santé, de représentants du gouvernement ou de toute autre partie privée.
Vous ne devez jamais offrir, autoriser ou fournir un paiement ou quoi que ce soit d'autre de valeur dans l'intention d'influencer indûment une personne. De même, vous ne devez jamais demander, accepter ou convenir d'accepter quoi que ce soit de valeur de la part d'une personne qui tenterait d'influencer vos décisions professionnelles.
Lutte contre le blanchiment d'argent
Planetree s'engage à respecter les lois interdisant le blanchiment d'argent. Le blanchiment d'argent est défini au sens large comme le fait de s'engager dans une transaction impliquant des biens d'origine criminelle, de structurer une transaction afin d'éviter une obligation de déclaration destinée à détecter un comportement criminel, ou de s'engager dans une transaction en vue de favoriser un comportement criminel.
Nous prenons les mesures nécessaires, y compris la diligence raisonnable basée sur le risque, pour mener des affaires avec des partenaires commerciaux de bonne réputation impliqués dans des activités commerciales légitimes et utilisant des fonds provenant de sources légitimes.
Gouvernance du commerce
Les lois commerciales sont toutes les lois qui régissent le commerce, l'importation, l'exportation, le transfert et la circulation des biens, des services, des technologies et des fonds. Planetree surveille les lois commerciales et met en œuvre des politiques pour s'assurer que nous les respectons. Les violations des lois commerciales peuvent avoir de graves conséquences pour Planetree et les personnes concernées.
Une concurrence loyale
Nous recherchons une concurrence loyale et devons exercer nos activités dans le respect de toutes les lois applicables en matière d'antitrust, de concurrence et de loyauté. Les conséquences des violations peuvent être graves pour vous et pour nous.
Sélection des fournisseurs
Lors de la sélection des fournisseurs et des sous-traitants, nous utilisons des processus transparents et prenons en compte des critères de durabilité. Notre stratégie d'approvisionnement consiste notamment à rechercher, lorsque cela est raisonnablement possible, au moins deux sources d'approvisionnement pour les produits ou services critiques en termes d'offre et de prix. Nous demandons à nos fournisseurs d'appliquer des normes éthiques élevées dans leurs propres opérations et chaînes d'approvisionnement. Les membres de l'équipe qui commandent des produits et des services doivent respecter ces normes, la loi et nos politiques d'achat.
Conflits d'intérêts
Nous agissons dans le meilleur intérêt de Planetree et cherchons à préserver notre réputation. De temps à autre, vous pouvez avoir des relations ou des arrangements en dehors de Planetree qui peuvent entrer en conflit avec les intérêts ou la mission de Planetree.
Par exemple, un "conflit d'intérêts" peut survenir si l'une des situations suivantes s'applique :
- Vous ou un membre de votre famille avez une relation financière avec une organisation avec laquelle Planetree a, ou se propose d'avoir, des relations d'affaires ou avec laquelle Planetree est en concurrence. Cette relation financière peut prendre plusieurs formes, y compris l'emploi, la propriété, la participation en tant que membre du conseil d'administration ou d'autres relations. Par exemple, si vous êtes directeur et employé par un concurrent ou un fournisseur de Planetree, il peut y avoir conflit d'intérêts.
- Vous ou un membre de votre famille avez une relation qui peut influencer votre prise de décision en tant qu'employé de Planetree. Par exemple, si votre poste vous permet de recommander ou d'orienter des affaires vers une entreprise dans laquelle vous ou un membre de votre famille avez un intérêt ou une relation, vous pouvez être en situation de conflit d'intérêts.
Nous nous attendons à ce que vous divulguiez tout conflit d'intérêts à votre superviseur dès que vous en prenez connaissance. Le superviseur a la responsabilité de prendre les mesures appropriées pour vous protéger, vous et Planetree, d'une prise de décision préjudiciable ou inappropriée.
Des livres et des registres précis
L'exactitude des documents commerciaux est essentielle à nos activités. Ils nous aident à remplir notre obligation de fournir des rapports financiers complets, exacts et opportuns ainsi que les informations requises par la loi.
Des registres précis sont nécessaires pour permettre la prise de décisions commerciales et pour diriger avec succès notre entreprise. Tous nos livres, registres et comptes doivent refléter pleinement et précisément nos transactions commerciales et être étayés par une documentation suffisante et précise. Ces registres comprennent les états financiers, les feuilles de temps, les pièces justificatives, les factures, les notes de frais, les registres des salaires et des avantages sociaux, les évaluations des performances et toutes les autres données pertinentes de l'entreprise.
Vous devez conserver tous les documents papier et électroniques conformément à nos politiques et à la loi. Vous devez également respecter les exigences en matière de contrôle interne afin de garantir l'exactitude des registres financiers et des comptes.
Pratiques de facturation
Planetree s'engage à facturer ses produits et services de manière exacte, véridique et complète. Afin d'assurer une facturation exacte, tous les dossiers doivent fournir une documentation fiable des services rendus ou reçus ou des produits achetés ou vendus. L'exactitude et la rapidité de la documentation dépendent également de la diligence et de l'attention de l'ensemble du personnel responsable de la tenue des registres. Chacun est tenu de fournir des informations complètes, lisibles et exactes en temps utile.
Vie privée et données personnelles
Planetree prend la confidentialité et la sécurité au sérieux et respecte la vie privée de toutes les parties prenantes, qu'il s'agisse de patients, d'employés, de clients, de fournisseurs ou d'autres personnes. Nous ne collecterons des données personnelles que si nous disposons d'une base juridique ou d'un besoin commercial légitime pour le faire. Nous serons transparents et respecterons les lois et les politiques. Il est interdit d'utiliser des données à caractère personnel à des fins illégales ou pour obtenir un avantage ou un intérêt personnel. L'accès aux données à caractère personnel, y compris les données relatives aux patients et aux employés, sera toujours limité au besoin d'en connaître.
Protection des informations confidentielles et des secrets commerciaux
Les informations confidentielles et les secrets commerciaux de l'entreprise doivent toujours rester confidentiels, que ces informations portent la mention " confidentiel " ou " restreint ". Vos obligations en matière de confidentialité restent en vigueur même après la fin de votre emploi chez Planetree.
Propriété intellectuelle
La propriété intellectuelle (brevets, marques, droits d'auteur, secrets commerciaux, connaissances techniques et scientifiques ou savoir-faire) fait partie des actifs les plus importants de la société. La protection de notre propriété intellectuelle est essentielle pour favoriser l'innovation qui permet à Planetree de fournir des produits et des services de qualité supérieure. Nous respectons la propriété intellectuelle d'autrui, nous ne détournons ni ne dupliquons jamais sans autorisation, et nous veillons à ce que Planetree soit un partenaire de confiance et évite les amendes ou les pénalités potentielles.
Pas d'auto-traitement
Dans le cadre de notre engagement à agir dans le meilleur intérêt de la Société, vous ne devez jamais tirer un avantage personnel des renseignements commerciaux obtenus dans l'exercice de vos fonctions. Toute occasion d'affaires que vous rencontrez dans l'exercice de vos fonctions au nom de Planetree appartient à la Société et non à vous.
Demandes d'information des autorités gouvernementales
Planetree fait des affaires de manière transparente et conforme. Par conséquent, nous répondons à tous les audits, examens et enquêtes du gouvernement de manière appropriée. Si vous recevez des demandes gouvernementales qui ne relèvent pas de vos responsabilités habituelles, vous devez immédiatement contacter votre superviseur ou le service juridique. Le service juridique coordonnera toutes les réponses à ces demandes gouvernementales. Il vous est également demandé de contacter le service juridique dès réception de toute demande inhabituelle ou potentiellement défavorable émanant d'une agence ou d'un représentant du gouvernement, telle que les citations à comparaître, les mandats et les demandes d'entretien.
Si des employés sont approchés par un organisme d'application de la loi à l'extérieur des terrains de Planetree en rapport avec Planetree ou avec leur emploi ou leur engagement par Planetree, les employés sont priés d'en informer immédiatement le conseiller juridique interne, à moins que l'organisme ne leur ait interdit de communiquer ce fait en vertu de la loi.
Communication avec les médias
Une communication ouverte et honnête est une condition préalable au maintien de la confiance de nos patients, clients et autres parties prenantes. Planetree ne peut s'assurer que cette communication est cohérente que si les déclarations et les informations fournies aux médias sont approuvées au préalable par le service du marketing.
Si les médias vous demandent des renseignements sur Planetree, vous devez transmettre la demande à votre directeur. Chaque responsable doit transmettre ces demandes au service du marketing.
Publicité et promotion
Les activités commerciales de Planetree et la promotion de ses produits et services sont parfois réglementées. Nous avons élaboré des politiques spécifiques pour garantir que les pratiques commerciales, le marketing et les activités promotionnelles sont conformes à ce Code et à la loi. Tout matériel promotionnel concernant les produits Planetree doit être examiné et approuvé conformément à nos politiques.
Utilisation des médias sociaux
Les médias sociaux constituent aujourd'hui une part importante des activités professionnelles et de la vie personnelle de nos employés. Les médias sociaux comprennent les réseaux sociaux, les blogs, les wikis, les applications de messagerie et les sites de streaming vidéo. Lors de l'utilisation des médias sociaux, chaque utilisateur est responsable de la sécurité des informations internes et confidentielles.
Activités politiques
Les processus législatifs et réglementaires qui ont un impact sur nos activités sont complexes et diversifiés. Il est approprié pour Planetree de s'engager périodiquement dans des discussions politiques avec les régulateurs et d'engager et de collaborer avec des tiers pour aider au lobbying et à d'autres efforts similaires. Toutes ces activités doivent être menées sous la direction de nos experts internes en affaires gouvernementales et dans le respect des lois applicables.
Nous tenons également compte de l'intérêt de la société pour la transparence et l'ouverture. Nous reconnaissons que certains employés s'engagent dans des activités politiques personnelles. Les activités politiques personnelles des employés ne doivent pas être ou sembler être liées à l'emploi ou à l'engagement auprès de Planetree. Les employés ne doivent pas utiliser le temps, les biens ou l'équipement de l'entreprise pour leurs activités personnelles.
Protection de l'environnement
Nous nous engageons à développer, produire et utiliser nos produits et services de manière durable. Cela signifie que nous sommes attentifs à l'impact de nos activités sur l'environnement. Nous mettons en œuvre des normes pour minimiser les risques environnementaux, nous nous conformons aux lois sur l'environnement et nous rendons compte de nos activités en conséquence.
Nous nous efforçons d'utiliser efficacement les ressources, telles que l'énergie, l'eau et les matières premières, par exemple en les recyclant. Nous travaillons en permanence pour réduire les effets négatifs de nos activités sur l'environnement et pour accroître la sensibilisation aux questions environnementales. Il est de votre responsabilité de vous conformer aux lois applicables, d'adhérer au présent code et à nos politiques de protection de l'environnement et de prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter les incidents environnementaux.
Dons et parrainages
Nous aspirons à être une entreprise citoyenne et à utiliser nos ressources pour faire progresser les soins de santé et d'autres causes caritatives dignes d'intérêt. Nous pouvons faire des dons, en particulier ceux destinés à faire progresser les soins médicaux et les soins centrés sur la personne. Nous pouvons également faire des dons à des organisations caritatives ou civiques qui fournissent des services dans les communautés où nous exerçons nos activités.
Nous ne faisons pas de dons ou de contributions pour obtenir ou conserver des affaires, ou pour obtenir un avantage indu. Tout don ou parrainage doit être conforme à toutes les lois applicables et à nos politiques et doit être approuvé au préalable par nos experts internes. Nous nous engageons à assurer le suivi et la transparence des activités de don et de parrainage.
Nous pouvons financer des événements éducatifs organisés par des organismes de soins de santé réputés et des organisateurs d'événements lorsque l'objectif de l'événement est de promouvoir l'éducation médicale ou la compréhension de questions scientifiques, cliniques ou de soins de santé qui contribuent à l'amélioration des soins médicaux.