Dernière mise à jour le 1er novembre 2023
Conformité pour les partenaires commerciaux de Planetree
Introduction
Planetree International Inc. (ci-après " Planetree ") s'engage à avoir des interactions éthiques et à se conformer à l'ensemble des lois, réglementations et codes industriels applicables. Planetree exige le même engagement de la part de ses partenaires commerciaux. Le terme " partenaire commercial " désigne toute personne ou organisation avec laquelle Planetree interagit et qui n'est pas une société affiliée, un dirigeant, un administrateur ou un employé de Planetree.
Nos précieux partenaires commerciaux jouent un rôle essentiel dans notre réussite, mais ces relations ne sont pas sans risque pour Planetree. Planetree et ses sociétés affiliées peuvent être tenus responsables des actions de ses partenaires commerciaux. Pour atténuer ce risque, Planetree insiste pour que l'intégrité soit un élément central de ses relations avec ses partenaires commerciaux.
Planetree insiste également sur le fait que la conduite éthique constitue la base de tout ce qu'un partenaire commercial fait au nom de Planetree ou dans le cadre de ses activités. Cette brochure fournit des informations sur les attentes de Planetree en matière de pratiques commerciales éthiques afin de faciliter une relation fructueuse avec ses partenaires commerciaux.
Un engagement commun
Chez Planetree, nous nous efforçons chaque jour d'améliorer la vie des patients, du personnel et de la communauté dans le monde entier grâce à des produits et des services de qualité supérieure. Nos patients, clients, payeurs, investisseurs et régulateurs s'attendent à ce que nos activités soient menées avec intégrité et dans le respect de toutes les lois, réglementations et codes industriels applicables, et notre succès et notre réputation dépendent de notre engagement à agir en conséquence.
Notre activité est très réglementée et soumise à plusieurs lois, réglementations et codes industriels complexes. Nous nous engageons à développer nos activités dans le respect de ces normes et nous attendons de vous - nos partenaires commerciaux - que vous respectiez les principes détaillés dans cette brochure, le Code d'éthique et de conduite des affaires de Planetree (" Code "), ainsi que les directives de Planetree et les politiques qui s'appliquent à vos activités. Le non-respect de ces principes pourrait vous exposer, ainsi que Planetree et les personnes concernées, à des amendes, à la perte de licences ou à d'autres sanctions graves.
Chez Planetree, nous prenons la conformité au sérieux et nous insistons pour que nos partenaires commerciaux fassent de même. Les employés de Planetree sont guidés par le Code, les politiques et les directives dans leur travail quotidien. Planetree n'exige pas de ses partenaires commerciaux qu'ils suivent à la lettre son Code, ses politiques et ses directives, mais elle attend d'eux qu'ils respectent les principes de bonne éthique commerciale énoncés dans ces documents, en plus des lois, des règlements et des codes de l'industrie applicables.
Nous nous engageons à développer nos activités dans le respect des lois, des réglementations et des codes sectoriels applicables, car nous pensons que c'est la bonne chose à faire. En agissant avec intégrité, nous gagnons la confiance de nos parties prenantes, notamment les clients, les professionnels de la santé, les autorités de réglementation et nos partenaires commerciaux. La confiance est le principal moteur de notre réussite. La confiance mutuelle et le respect des normes applicables sont des éléments indispensables à une relation fructueuse entre Planetree et ses partenaires commerciaux.
Notre succès - celui de Planetree et de nos partenaires commerciaux - dépend de la réalisation de nos objectifs commerciaux et de la manière dont nous les atteignons. En adhérant aux normes éthiques les plus élevées, nous pouvons rehausser les standards de notre industrie et de notre performance.
Veuillez lire attentivement cette brochure. Vous pouvez également l'utiliser comme ressource au cas où vous auriez une question à poser. Si cette brochure ne contient pas les informations que vous recherchez, n'hésitez pas à contacter votre contact commercial Planetree. Vous pouvez également choisir de soumettre votre question sur le site Web de Planetree, www.planetree.org,where. Vous y trouverez également d'autres informations sur la conformité chez Planetree.
Nos attentes et vos responsabilités
Vous êtes responsable de :
1. Agir avec intégrité pour protéger votre réputation et la nôtre.
2. Lire, comprendre et agir conformément aux principes du Code, aux directives et politiques de Planetree que nous fournissons, ainsi qu'à la lettre et à l'esprit de toutes les obligations légales, réglementaires et du code de l'industrie qui s'appliquent à vous.
3. Poser des questions lorsque vous n'êtes pas sûr de la façon d'aborder une situation qui peut impliquer une loi, un règlement, un code industriel ou un comportement décrit dans le Code ou dans cette brochure. Planetree vous encourage à poser vos questions à votre contact commercial Planetree ou directement sur notre site Web.
4. Signaler toute violation présumée ou réelle de la loi, des règlements, des codes de l'industrie ou du Code, des directives ou des politiques de Planetree. Vous pouvez le faire en contactant votre contact commercial Planetree local ou en nous contactant via notre site Web.
5. Coopérer aux enquêtes et aux procédures d'audit/de suivi qui mesurent votre respect des normes applicables, y compris celles convenues dans votre contrat, et mettre en œuvre toute mesure corrective.
Pourquoi vous demandons-nous de faire de la conformité une priorité ?
Parce que c'est dans NOTRE intérêt : En tant qu'entreprise, nous ne pouvons pas nous permettre d'être associés à des pratiques commerciales contraires à l'éthique ou illégales, et nous ne pouvons pas nous permettre de le faire. Nous devons donc savoir avec qui nous travaillons et être certains que nos partenaires s'engagent également à respecter une conduite commerciale irréprochable.
Parce que c'est dans VOTRE intérêt : En tant que partenaire commercial, vous devez être conscient des pièges potentiels. Votre engagement en faveur du respect des règles est essentiel au succès de vos relations avec nous (et avec d'autres entreprises). Vous, en tant qu'entreprise, et vos employés, pouvez vous exposer à des risques potentiels, y compris des poursuites et un impact négatif sur vous ou votre entreprise, si vous ne prenez pas activement des mesures pour éviter tout comportement inapproprié.
Parce que nous avons TOUS un intérêt vital : En tant qu'entreprises citoyennes, nous avons la responsabilité de contribuer à une société sans corruption. En outre, il ne suffit pas de désapprouver une conduite commerciale illégale ou contraire à l'éthique. Nous attendons de nous-mêmes et de nos partenaires qu'ils préviennent, détectent et réagissent à de tels comportements avec une tolérance zéro.
Lutte contre la corruption (ABC)
Planetree ne tolère aucune forme de corruption, qu'elle concerne un professionnel de la santé, un représentant du gouvernement, une partie privée ou l'achat ou la vente de biens ou de services par Planetree. Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu'ils prennent des décisions commerciales et réglementaires et qu'ils s'acquittent de leurs responsabilités sur la base du prix, de la qualité et du service.
En tant qu'entreprise internationale, Planetree doit se conformer aux lois anti-corruption de nombreuses juridictions, notamment :
- La loi américaine sur les pratiques de corruption à l'étranger (FCPA)
- La loi britannique sur la corruption (UKBA)
- Le code pénal allemand
- Les lois anti-corruption de chaque pays dans lequel nous opérons
Les lois ABC interdisent :
- Offrir, promettre, autoriser ou donner quoi que ce soit de valeur (y compris tout bien, service ou autre chose, que ce soit sous la forme d'un avantage personnel ou d'une faveur ou autre) à toute personne (fonctionnaire, professionnel de la santé ou membre de sa famille, etc.), directement ou indirectement par l'intermédiaire de nos partenaires commerciaux, afin de s'assurer un avantage indu ou d'obtenir ou de conserver des affaires.
- La demande ou l'accord de recevoir ou d'accepter quelque chose de valeur personnellement ou pour toute autre personne ou entité afin d'obtenir un avantage indu ou d'influencer une décision commerciale.
Un pot-de-vin est un objet de valeur offert, promis, fourni à une personne ou reçu d'elle dans le but d'influencer indûment une décision ou de la récompenser pour un comportement inapproprié antérieur. Les pots-de-vin peuvent inclure
- Trésorerie et équivalents de trésorerie
- Dons (en espèces ou en nature)
- Repas, divertissements, parrainage d'événements
- Frais de déplacement, etc.
Tous nos partenaires commerciaux sont tenus de respecter la lettre et l'esprit de toutes les lois, de tous les règlements et de tous les codes de l'industrie applicables. La présente brochure indique que le non-respect de cette obligation par nos partenaires commerciaux peut engager la responsabilité de Planetree. Par exemple, Planetree peut être tenu responsable en vertu de la FCPA pour les paiements irréguliers effectués par nos partenaires commerciaux dans le cadre des activités de Planetree. Nous ne maintiendrons pas de relations avec des partenaires commerciaux engagés dans des pratiques illégales ou contraires à l'éthique.
Conflits d'intérêts
Les conflits d'intérêts sont distincts des pots-de-vin et de la corruption, mais vont souvent de pair avec la corruption. L'existence de la corruption ou de pots-de-vin implique souvent des relations personnelles (non divulguées) et vice versa. Il y a conflit d'intérêts lorsque des intérêts personnels influencent, ont le potentiel d'influencer ou peuvent être perçus comme influençant votre jugement ou votre prise de décision dans le cadre de vos activités professionnelles. De telles situations doivent être évitées.
Voici quelques exemples de conflits d'intérêts :
- Relations personnelles avec un employé de Planetree qui influencent de manière inappropriée la façon dont vous ou l'employé effectuez votre travail.
- Recommander un emploi chez Planetree à l'un de vos proches et tirer parti de votre position commerciale pour faire en sorte que le membre de votre famille obtienne le poste.
- Siéger au conseil d'administration ou au conseil consultatif d'un concurrent ou d'un client de Planetree et utiliser l'information que vous détenez en tant que partenaire commercial au profit du concurrent.
- Travailler pour un client de Planetree tout en soutenant activement les activités de vente à ce client au profit de Planetree.
- Être employé par Planetree en plus d'être un client ou un intermédiaire de vente de Planetree et abuser des informations internes au détriment de Planetree et pour bénéficier de votre position en tant que client/intermédiaire de vente.
Traitement des informations sur les pays d'origine
La transparence est essentielle. Les conflits d'intérêts potentiels et réels doivent être divulgués à Planetree. Nous évaluerons si les relations peuvent exister en parallèle et si des contrôles ou des mesures de protection doivent être appliqués pour s'assurer que des décisions d'affaires justes et impartiales sont prises. Veuillez communiquer avec votre contact d'affaires Planetree.
Tiers en position d'influence
Pour éviter la corruption et les conflits d'intérêts, il faut d'abord être attentif à nos relations avec les personnes et les organismes susceptibles d'influencer nos activités, ainsi qu'à l'approche que nous adoptons à l'égard de ces personnes et organismes. Les personnes qui ont le pouvoir de décider ou d'influencer une décision concernant une affaire attribuée à Planetree ou à ses partenaires commerciaux, par exemple, ne doivent pas être indûment influencées ou " convaincues " d'agir. Les arguments en faveur de Planetree et de ses partenaires commerciaux doivent être fondés sur des conditions équitables, les prix du marché, le service et les produits, et ne doivent pas découler de quelque chose d'autre qu'une relation d'affaires éthique. Il faut veiller à ce que les décisions soient prises sans parti pris injuste en faveur de Planetree ou de nos partenaires commerciaux.
Il convient d'être particulièrement prudent lorsque nous interagissons avec des fonctionnaires et des professionnels de la santé (qui sont parfois en même temps des fonctionnaires, en particulier s'ils travaillent dans des hôpitaux publics). De nombreux cadres juridiques imposent des sanctions plus sévères lorsque des fonctionnaires sont ciblés de manière inappropriée par des entreprises ayant des propositions illégales. En outre, le seuil de ce qu'il est interdit d'offrir à un fonctionnaire peut être nettement plus bas que lorsqu'il s'agit de particuliers. La section suivante définit certains termes clés, puis donne des conseils sur la manière de traiter les relations avec les tiers influents.
Fonctionnaire du gouvernement : Un fonctionnaire est une personne, élue, nommée ou employée dans la fonction publique, agissant pour le compte d'un gouvernement local, régional, étatique ou national (comme les fonctionnaires ou administrateurs de la santé, des douanes, des impôts ou de la justice), ainsi que (i) les personnes agissant pour le compte d'une entreprise appartenant à l'État ou contrôlée par lui (comme les médecins et le personnel des hôpitaux publics ou des universités), (ii) les personnes qui représentent des partis politiques ou qui sont candidates à des fonctions politiques, et (iii) les personnes agissant pour le compte d'organisations internationales publiques (telles que les Nations unies, la Banque mondiale ou l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE)).
Professionnel de santé : Toute personne qui est membre d'une profession médicale, dentaire, pharmaceutique ou infirmière ET qui, dans le cadre de ses activités professionnelles, peut prescrire, acheter, fournir, recommander ou administrer un dispositif médical ou un médicament. Aux fins de la présente définition, le terme "professionnels de la santé" comprend (i) tout fonctionnaire ou employé d'un gouvernement, d'une agence ou d'une autre organisation (du secteur public ou privé) qui peut prescrire, acheter, fournir, recommander ou administrer des dispositifs médicaux ou des produits médicinaux et (ii) tout employé de Planetree dont l'occupation principale est celle d'un professionnel de la santé en exercice, mais exclut à la fois (a) tous les autres employés de Planetree et (b) les grossistes ou les distributeurs de dispositifs médicaux ou de produits médicinaux.
Source potentielle de recommandation : Une source de recommandation potentielle est une personne ou une entité qui est en mesure de recommander des patients ou des entreprises à Planetree. Il peut s'agir, par exemple, de médecins, de membres de la famille immédiate de médecins, d'assistants médicaux, d'hôpitaux, de maisons de soins infirmiers, d'établissements de soins infirmiers spécialisés, d'hôpitaux de réadaptation, ainsi que de personnel ou d'administrateurs d'hôpitaux, entre autres.
Lorsque vous traitez avec une personne en position d'influencer les activités de Planetree, les principes suivants s'appliquent :
- Le bien ou le service proposé que les partenaires commerciaux envisagent de fournir doit faire l'objet d'une activité commerciale de bonne foi et documentée.
- Un engagement ne doit pas correspondre à une incitation ou une récompense inappropriée pour une transaction commerciale passée, actuelle ou future de Planetree.
- Tout partenaire commercial engagé pour faire progresser les activités de Planetree doit avoir l'expérience, l'expertise et les ressources nécessaires pour fournir les services requis de manière appropriée, précise et opportune.
- Aucun engagement commercial ne peut être pris avec des conjoints, des membres de la famille immédiate (parents, frères et sœurs, enfants ou beaux-parents) ou des associés proches dans le but de les influencer indirectement ou de les récompenser pour leur action.
- Les biens ou les services doivent toujours être fournis ou obtenus à leur juste valeur marchande, et la décision doit être fondée sur la qualité et le prix.
Frais de voyage et d'hébergement
Les principes suivants s'appliquent aux voyages et à l'hébergement :
- Les frais de voyage et d'hébergement doivent être liés à un objectif professionnel légitime et être fournis conformément aux lois, réglementations et codes sectoriels locaux applicables.
- Le remboursement ne peut être accordé que pour des frais de voyage et d'hébergement d'une valeur raisonnable (pas d'hébergement de luxe, par exemple) et adaptés à l'objectif professionnel.
- Les frais de voyage et d'hébergement ne doivent pas être offerts ou payés dans l'intention d'obtenir ou de récompenser un bénéfice ou un avantage commercial inapproprié.
- Le paiement de toute dépense, y compris les frais de voyage et d'hébergement, pour un conjoint, un membre de la famille ou un invité d'un partenaire commercial n'est pas autorisé.
- Les frais de voyage et d'hébergement des personnes en position d'influence doivent faire l'objet d'un contrôle et d'une surveillance.
- Les frais de voyage et d'hébergement encourus doivent être enregistrés de manière complète et précise dans vos livres et registres.
Veuillez vous référer à la politique de voyage de Planetree pour plus d'informations sur les dépenses remboursables.
Cadeaux d'affaires, repas et divertissements
Les cadeaux d'affaires et l'hospitalité, tels que les repas et les divertissements offerts aux fonctionnaires, jouent souvent un rôle important dans les affaires de corruption. Les repas luxueux, les divertissements et les cadeaux offerts à des clients importants, à des décideurs ou à des partenaires commerciaux pour les "motiver" à se prononcer en faveur d'une certaine proposition ou d'un certain projet, ou pour les récompenser d'une décision antérieure, sont monnaie courante dans les affaires de corruption et de pots-de-vin.
Il est donc essentiel que les cadeaux, les repas ou les divertissements soient offerts conformément aux lois, aux règlements et aux codes de l'industrie applicables. Planetree encourage ses partenaires commerciaux à éviter même l'apparence d'une conduite inappropriée. Posez-vous la question : Quelle impression le cadeau, le repas ou le divertissement crée-t-il dans l'esprit d'un spectateur neutre ?
Cadeaux : Les cadeaux comprennent tout article de valeur monétaire ou non monétaire offert en signe d'appréciation. Les cadeaux NE comprennent PAS les promotions de produits, les dons ou les parrainages, qui sont traités dans d'autres politiques de Planetree. Planetree vous informera des principes de ces politiques si vous vous engagez dans de telles pratiques dans le cadre des activités de Planetree.
Repas : Les repas désignent toutes les dépenses liées à la nourriture ou aux boissons.
Divertissement : Les divertissements désignent tout événement culturel, social, sportif, de loisir ou récréatif.
Hospitalité : l'hospitalité comprend le paiement ou la fourniture de repas et de divertissements. L'hospitalité n'inclut PAS le voyage ou l'hébergement, qui sont traités dans la section ci-dessus.
Les principaux éléments à prendre en compte sont les suivants :
- Vous ne devez pas donner, offrir ou accepter un cadeau ou une marque d'hospitalité dans l'intention d'en tirer un bénéfice ou un avantage commercial inapproprié.
- Il faut veiller à ce que le fait d'offrir ou de recevoir un cadeau ou une marque d'hospitalité ne soit pas interprété comme un pot-de-vin.
- Les cadeaux et les marques d'hospitalité doivent être donnés ou acceptés de manière ouverte et transparente et non par le biais d'intermédiaires.
- Il ne faut jamais offrir, donner ou accepter des cadeaux en espèces ou un équivalent en espèces (tels que des cartes-cadeaux, des chèques ou des bons).
- Les cadeaux et l'hospitalité ne doivent pas être offerts aux conjoints, aux parents ou aux amis de qui que ce soit, à moins que les bénéficiaires n'aient une raison professionnelle légitime de les recevoir.
- S'ils sont offerts, les repas doivent être modestes et adaptés à la position du bénéficiaire et à l'occasion.
- Les lieux doivent être propices à la communication d'informations et aux discussions d'affaires.
- Nous encourageons nos partenaires commerciaux à interdire les divertissements, quelle qu'en soit la valeur, et attendons d'eux qu'ils les enregistrent de manière appropriée dans leurs livres et registres.
Clients, publicité et promotion
La manière dont Planetree mène ses activités et fait la promotion de ses produits et services est parfois réglementée. Planetree a élaboré des politiques spécifiques pour s'assurer que ses pratiques commerciales, ainsi que ses activités de marketing et de promotion, sont conformes aux lois, aux règlements et aux codes de l'industrie applicables. Tout matériel promotionnel concernant les produits ou services de Planetree doit être traité avec soin.
Lorsqu'ils discutent de nos produits et services, nous attendons des partenaires commerciaux et de leurs employés, affiliés et sous-traitants qu'ils respectent les règles suivantes
- Toujours être véridique, précis et non trompeur dans la description des produits et des services.
- Fournir une description juste et équilibrée des avantages et des risques
- Ne faire que des déclarations étayées par des informations cliniques ou opérationnelles appropriées.
- Veiller à ce que toutes les déclarations promotionnelles soient conformes aux utilisations du produit approuvées ou autorisées par le gouvernement de leur pays, et que leur contenu et leur mode de diffusion respectent les lois, règles et réglementations applicables.
- Éviter les avantages qui pourraient être perçus comme une tentative de corruption ou d'influence du bénéficiaire
Livres et archives
Tous les registres liés aux activités de Planetree devraient refléter de manière précise et équitable la nature et l'objet véritables de chaque transaction. Chaque transaction liée à Planetree doit être enregistrée de manière transparente et rapide dans les comptes appropriés.
Nous attendons de vous que vous mainteniez des contrôles comptables internes afin de protéger l'intégrité des registres financiers et des comptes liés aux activités de Planetree. Nous attendons de vous que vous conserviez tous les dossiers papier et électroniques conformément aux lois applicables en matière de conservation des données et selon les instructions de Planetree. Il vous est interdit de créer, de soumettre ou d'approuver des dossiers faux, trompeurs ou inexacts en rapport avec les activités de Planetree. Ces exigences s'appliquent même si vous croyez que d'autres comportements seraient bénéfiques pour Planetree.
Signalement des infractions potentielles
Planetree encourage activement ses Partenaires commerciaux à signaler rapidement les violations potentielles et réelles de la loi, de la réglementation, des codes de l'industrie ou de notre Code d'éthique et de conduite des affaires.
Qu'est-ce qu'une violation potentielle ?
Les violations potentielles de la conformité sont les suivantes :
- Pots-de-vin ou corruption, fraude, vol ou falsification de documents
- Divulgation inappropriée d'informations relatives aux patients ou à l'entreprise
- Comportement contraire à l'éthique, tel que des violations de la loi, des règlements, des codes de l'industrie ou du Code d'éthique et de conduite des affaires de Planetree.
- Toute autre question dont le journaliste estime de bonne foi qu'elle pourrait causer un préjudice substantiel à l'activité ou à l'intégrité de Planetree
Les journalistes peuvent-ils rester anonymes ?
Oui. Toutefois, les rapports anonymes peuvent ne pas être autorisés par la législation locale dans certains pays (par exemple, l'Espagne). Par ailleurs, la divulgation de l'identité d'un rapporteur peut contribuer à faire avancer l'enquête et permet de prendre contact avec d'autres personnes pour répondre à des questions plus précises. Même si les rapporteurs mentionnent leur nom, nous ferons tout ce qui est légalement possible et approprié pour protéger leur confidentialité.
Que dois-je faire si je constate ou subis une violation potentielle ?
Les partenaires commerciaux ne doivent pas détourner le regard s'ils sont confrontés à une situation qui leur semble anormale. Souvent, il peut être judicieux d'informer les supérieurs hiérarchiques ou le personnel chargé de la conformité. Cependant, il arrive parfois que l'on ne sache pas très bien à qui confier une question délicate ou qui pourrait être en mesure de fournir des conseils appropriés. En cas de doute, ou lorsqu'il semble que les rapports adressés au personnel de direction ne sont pas traités de manière appropriée, nous encourageons nos partenaires commerciaux à communiquer par le biais de l'adresse électronique de Planetree consacrée à la conformité, à l'adresse legal@planetree.org.
Que se passe-t-il si Planetree a connaissance d'une conduite illégale de la part de ses partenaires commerciaux ?
Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu'ils mènent leurs activités dans le respect de la loi et de l'éthique. Si l'un de nos partenaires commerciaux enfreint les lois, les réglementations, les codes de l'industrie ou les politiques de conformité de Planetree, il peut faire l'objet d'une suspension ou d'une résiliation de sa relation d'affaires avec Planetree ou de poursuites judiciaires conformément aux autorités compétentes.